(二)系統初始化

　　1、設置選項。

　　首次啟用一個新建賬套的賬務處理子系統或啟用一個賬務處理子系統之后，都可以對賬務處理子系統的控制功能作進一步的設置。這些設置對后面的操作將產生影響，因此在設置時要小心，考慮周全。

　　1.憑證控制設置

　　(1)制單控制：在填制憑證時，系統所能夠進行的控制。

　　●制單序時控制：制單時，憑證編號必須按日期順序排列。

　　●資金及往來赤字控制：制單時，當現金、銀行科目的最新余額出現負數時，系統將予以提示。

　　●可以使用其他系統受控科目：若某科目為其他系統的受控科目(如：客戶往來科目為應收、應付系統的受控科目)，一般說來，為了防止重復制單，應只允許其受控系統來使用該科目進行制單，賬務處理子系統是不能使用此科目進行制單的，但如果用戶希望在總賬系統中也能使用這些科目填制憑證，則應選擇此項。

　　●允許修改他人填制的憑證：在制單時可修改別人填制的憑證。

　　●支票控制：在制單時錄入了未在支票登記簿中登記的支票號，系統將提供登記支票登記簿的功能。

　　●制單權限控制到科目：在制單時，操作員只能用具有相應制單權限的科目制單。

　　(2)外幣核算：如果企業有外幣業務，則應選擇相應的匯率方式──固定匯率、浮動匯率。“固定匯率”即在制單時，一個月只按一個固定的匯率折算本位幣金額。“浮動匯率”即在制單時，按當日匯率折算本位幣金額。

　　(3)憑證控制：處理憑證時，系統能夠進行的操作控制。

　　●憑證審核控制到操作員：允許對審核憑證權限作進一步細化，如只允許某操作員審核其本部門的操作員填制的憑證，而不能審核其他部門操作員填制的憑證。并應通過“明細權限”去作進一步的設置。

　　●出納憑證必須經由出納簽字：含有現金、銀行科目的憑證必須由出納人員對其核對簽字后才能記賬。

　　2.賬簿設置

　　3.明細權限設置

　　例4-5：

　　設置“出納憑證必須經由出納簽字”參數

　　2、設置部門檔案

　　部門是指與企業財務核算或業務管理相關的職能單位，不一定與企業設置的現存部門一一對應。設置部門檔案的作用在于：企業的收入、費用通常以部門為單位歸集;提供職工薪資按部門統計;企業購置的固定資產需要按部門進行管理。

　　例4-6：

　　3、設置職員檔案

　　職員是指與企業業務活動有關的企業員工。如采購員、銷售員等。設置職員檔案的作用在于：按職員記錄借款還款情況;按職員統計銷售業績;追蹤訂單等。

　　例4-7：

　　4、設置客戶檔案。如果企業需要進行往來賬管理，必須設置客戶檔案。將企業客戶的詳細信息錄入客戶檔案中。建立客戶檔案直接關系到對客戶數據的統計、匯總和查詢等分類處理。在銷售管理等業務中需要處理的客戶檔案資料，應先在本功能中設定，如有變動應及時在此進行調整。客戶檔案主要包括“客戶編號”、“開戶銀行”等基本信息和聯系方式及信用等級等信息。

　　5、設置供應商檔案。企業如果需要進行往來賬管理，必須將企業供應商的詳細資料錄入供應商檔案。建立供應商檔案直接關系到對供應商數據的統計、匯總和查詢等分類處理。在采購管理等業務中，需要處理的供應商的檔案資料，應先在本功能中設定，如有變動應及時在此進行調整。

　　例4-9：

　　6、設置外幣及匯率。匯率管理是專為外幣核算服務的。企業如有外幣業務，應進行外幣及匯率的設置。外幣及匯率的設置僅錄入固定匯率與浮動匯率的數值，并不決定在制單時究竟是使用固定匯率還是浮動匯率，制單時使用固定匯率還是浮動匯率由賬簿初始化設置決定。

　　例4-10：

　　幣符：USD;幣名：美元;固定匯率1：6.8

　　7、設置結算方式。為便于管理和提高銀行對賬的效率，軟件提供了設置銀行結算方式的功能，用以建立在經營活動中所涉及的結算方式。

　　結算方式設置主要內容包括：結算方式編碼、結算方式名稱、票據管理標志等。票據管理標志是軟件為輔助出納對銀行結算票據的管理而設置的功能，類似于手工系統中的支票登記簿管理方式。

　　例4-11：

　　8、設置憑證類別。許多企業為了便于管理或登賬方便，一般對記賬憑證進行分類編制，但各企業的分類方法也不盡相同，可以按照本企業的需要對憑證進行分類。

　　通常，系統提供五種常用分類方式供用戶選擇：

　　1)記賬憑證;

　　2)收款憑證、付款憑證、轉賬憑證;

　　3)現金憑證、銀行憑證、轉賬憑證;

　　4)現金收款憑證、現金付款憑證、銀行收款憑證、銀行付款憑證、轉賬憑證;

　　5)自定義憑證類別。

　　憑證類別不影響記賬的結果。一般而言，可分為收款憑證、付款憑證和轉賬憑證。業務量較少的單位可不分類，即只設置“記賬憑證”一種類別。

　　某些類別的憑證在制單時對科目有一定限制，通常系統有五種限制類型供選擇：

　　借方必有：制單時，此類憑證借方至少有一個限制科目有發生額;

　　貸方必有：制單時，此類憑證貸方至少有一個限制科目有發生額;

　　憑證必有：制單時，此類憑證無論借方還是貸方至少有一個限制科目有發生額;

　　憑證必無：制單時，此類憑證無論借方還是貸方不可有一個限制科目有發生額;

　　無限制：制單時，此類憑證可使用所有合法的科目。

　　例如，在會計實務中，“收款憑證”的借方必須是現金或銀行存款科目。在計算機方式下，可將“收款憑證”的限制類型設置為“借方必有”，限制科目為現金和銀行存款科目。這樣做的好處是，在填制一張收款憑證時，若借方出現的不是現金或銀行存款科目，則憑證不能保存。

　　例4-12：

　　操作演示

　　9、設置會計科目。

　　在電算化賬務處理系統中需要使用數字對會計科目進行編碼。實行會計科目編碼后，能夠從根本上克服手工記賬的缺點，便于賬務處理的電算化。

　　新增會計科目

　　(1)科目編碼。必須輸入。在輸入會計科目時，應注意以下幾個原則：第一，逐級向下增設會計科目，即先設置上級會計科目，再設置下級會計科目。如銀行存款，必須先輸入一級科目102，再設置二級科目，如10201等，二級科目設置后才可以輸入三級科目，以此類推。第二，輸入的會計科目編碼必須惟一，如果系統中已存在10201，再輸入10201時，系統強制要求操作者重新輸入科目代碼。第三，科目編碼一般由數字構成，特殊情況下也可以使用英文字母(大小寫均可)，但不允許使用空格、引號等。

　　(2)科目名稱。必須輸入。分為中文科目名稱和英文科目名稱，如果建立系統時選擇的是中文版，則必須輸入中文科目名稱，英文名稱則可輸入也可不輸入，如果是英文版，則必須輸入英文名稱，漢字名稱可輸入也可不輸入。如果選擇中文版，一般輸入漢字，也可以輸入減(-)、正斜杠(\)，但不能輸入其他字符。中文科目名稱的長度一般不超過10個漢字，超過10個漢字的科目名稱要使用簡稱。

　　(3)科目類型。輸入一級科目時必須選擇輸入。科目類型劃分為資產、負債、所有者權益、成本、損益，其代碼的第一位分別用1、2、3、4、5來表示，一般在輸入一級科目時要求操作者選擇，如果輸入科目代碼的第一位與實際選擇的類型不匹配，系統會提示操作者更正，如輸入的科目代碼是201，而選擇的類型為資產類，則提示操作者更正。輸入二級或二級以下科目時，不能選擇科目類型，系統自動設置為與一級科目相一致的類型。

　　(4)助記碼。助記碼是幫助操作者記憶的代碼，一般可用科目名稱中各個漢字拼音的頭一個字母組成。助記碼可輸入也可不輸入。

　　(5)賬頁格式。定義該科目在賬簿打印時的默認格式，必須選擇輸入。系統提供金額式、外幣金額式、數量金額式、外幣數量式四種賬頁格式。一般情況下，有外幣核算的科目可設為外幣金額式，有數量核算的科目可設為數量金額式，既有外幣又有數量核算的科目可設為外幣數量式，既無外幣又無數量核算的科目可設為金額式。

　　(6)輔助核算。根據管理的需要設置。輔助核算也叫輔助賬類，用于說明新增設的科目是否有輔助核算要求。系統除完成一般的總賬、明細賬核算外，還提供以下幾種輔助核算功能供用戶選用，包括部門核算、個人往來核算、客戶往來核算、供應商往來核算、項目核算五種。例如：制造費用可設成部門核算，生產成本可設成項目核算，應收賬款可設成客戶往來核算，應付賬款可設成供應商往來核算等。

　　某一科目可同時設置兩種輔助核算，如管理費用既想核算各部門的使用情況也想了解在項目上的使用情況，那么可以同時設置部門核算和項目核算。但個人往來、客戶與供應商往來不能一同設置。輔助核算一般設置在末級科目上(末級科目是沒有下級科目的科目，只有末級科目才能用于憑證填制，才能進行相應的輔助核算)，但為了查詢或輸出方便，有些科目也可以在末級和上級同時設置輔助核算，但當上級科目設置輔助核算時，其末級科目必須設置相應的輔助核算。

　　(8)外幣核算。用于設定需要進行外幣核算的科目，以及核算的外幣名稱。一個科目只能選擇一種外幣核算，有外幣核算要求的科目才允許設定外幣幣名，如果該科目核算的外幣幣種沒有定義，可進入“匯率管理”中定義。

　　(9)數量核算。用于設定需要進行數量核算的科目，以及數量計量單位。計量單位可以是任何漢字或字符，如公斤、件、噸等。

　　例4-13

　　操作演示：

　　指定會計科目

　　指定會計科目。指定會計科目是指定出納專管的科目。指定科目后，才能點擊出納簽字，從而實現現金、銀行賬管理的保密性，也才能查看現金或銀行存款日記賬。

　　在指定“現金科目”、“銀行科目”之前，應在建立“現金”、“銀行存款”會計科目時選中“日記賬”復選框。

　　例4-14：

　　指定庫存現金和銀行存款會計科目。

　　操作演示：

　　10、錄入期初數據。在初次使用賬務處理子系統時，應將經過整理的手工賬目的期初余額錄入計算機。若企業是在年初建賬，則輸入的期初余額就是年初余額。若企業是在年中建賬，則應輸入建賬月份的期初余額和年初到此時的借貸方累計發生額，系統會自動倒算出年初余額。例如，某企業2011年6月開始啟用總賬系統，那么，應將該企業2011年5月末各科目的期末余額及1—5月的累計發生額計算出來，準備作為啟用系統的期初數據錄入到賬務處理子系統中，系統將自動計算年初余額;若科目有輔助核算，還應整理各輔助項目的期初余額，以便在期初余額中錄入。

　　期初余額錄入是將手工會計資料錄入到計算機的過程之一。余額和累計發生額的錄入要從最末級科目開始，上級科目的余額和累計發生數據由系統自動計算。紅字余額應輸入負號。

　　期初余額的錄入分兩部分：總賬期初余額錄入、輔助核算科目期初余額錄入。本功能是通過總賬模塊設置功能完成的。

　　例4-15：

　　(1) 總賬期初余額表(見上表)

　　(2) 輔助賬期初余額表

　　會計科目：1221 其他應收款 余額：借9000元

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