二、日常賬務處理操作

　　在總賬系統中，當初始設置完成后，便能夠進行日常業務處理。日常賬務處理主要是根據提供的業務資料，利用會計核算軟件完成填制憑證、審核憑證、記賬，查詢和打印輸出各種憑證和賬簿。

　　(一)填制憑證

　　在實際工作中，可直接在計算機上根據原始憑證填制記賬憑證，填制憑證是電算化方式下工作量較大的一項內容。

　　填制憑證的功能包括：增加憑證、修改憑證、刪除憑證、查詢憑證等。

　　1.增加憑證

　　憑證輸入是賬務處理模塊的數據入口，憑證數據是賬表數據的來源。記賬憑證錄入過程中，會計核算軟件會對憑證錄入的正確性進行控制。記賬憑證的內容一般包括兩部分：一是憑證頭部分;二是憑證正文部分。如果輸入的會計科目有輔助核算要求，則應輸入輔助核算內容;如果一個科目同時兼有多種輔助核算，則要求同時輸入各種輔助核算的內容。

　　(1)憑證頭部分。

　�、賾{證類別�？梢暂斎霊{證類別字，也可以參照輸入。

　�、趹{證編號。一般情況下，由系統分類按月自動編制，即每類憑證每月都從0001號開始。系統也同時自動管理憑證頁號，當某號憑證不只一頁時，系統將自動在憑證號后面標上分單號。

　�、壑茊稳掌凇＜刺钪茟{證的日期。系統自動進入賬務系統前輸入的業務日期為記賬憑證填制的日期，如果日期不對，可進行修改或參照輸入。制單日期一般隨憑證編號增加而遞增。

　　④附單據數。即所輸入憑證的原始單據張數。

　　(2)憑證正文部分。

　�、僬�。輸入本筆分錄的業務說明，要求簡潔明了，不能為空。

　�、跁嬁颇�。必須輸入末級科目。輸入時，可以輸入科目編碼、中文科目名稱、英文科目名稱或助記碼等。會計核算軟件會對輸入的會計科目進行存在性檢查、符合性檢查和是否最底級科目檢查。

　　③輔助信息。對于要進行輔助核算的科目，系統提示輸入相應的輔助核算信息。輔助核算信息包括客戶往來、供應商往來、個人往來、部門核算、項目核算。如果需要對所輸入的輔助項進行修改，可雙擊所要修改的項，系統顯示輔助信息錄入窗，然后進行修改。

　�、芙痤~。即該筆分錄的借方或貸方本幣發生額，金額不能為零，但可以是紅字，紅字以負數形式輸入。保存憑證時，軟件將檢查借貸總額是否相等。

　　2.修改憑證在“填制憑證”窗口中，通過翻頁查找或輸入查詢條件，找到要修改的憑證，將光標移到需要修改的地方進行修改即可�？尚薷牡膬热莅ㄕ�、科目、輔助項、金額及方向、增刪分錄等。如果憑證已經審核，則不能修改，只有取消審核后才可以修改。

　　3.刪除憑證

　　(1)作廢/恢復憑證。當某張憑證不想要或出現不便修改的錯誤時，可將其作廢。若當前憑證已作廢，還可取消作廢標志，將當前憑證恢復為有效憑證。

　　(2)整理憑證。憑證整理就是刪除所有作廢憑證，并對未記賬憑證重新編號。若本月已有憑證記賬，那么，本月最后一張已記賬憑證之前的憑證將不能作憑證整理，只能對其后面的未記賬憑證進行憑證整理。若想作憑證整理，應先利用“恢復記賬前狀態”功能恢復本月月初的記賬前狀態，再進行憑證整理。

　　4.查詢憑證

　　總賬系統的填制憑證功能不僅是各賬簿數據的輸入口，同時，也提供了強大的信息查詢功能。用戶不僅可以查詢符合條件的憑證信息，還可以查看當前科目的最新余額、外部系統制單信息、聯查明細賬等。

　　(二)審核憑證

　　審核憑證是審核員按照財會制度，對制單員填制的記賬憑證進行檢查核對，主要審核記賬憑證是否與原始憑證相符，會計分錄是否正確等。審查員認為錯誤或有異議的憑證，應交予制單員修改后再審核，只有具有審核權的人才能進行審核操作。會計制度規定，審核與制單不能為同一人。憑證既可逐張審核，也可成批審核。

　　提示：審核人必須具有審核權;作廢憑證不能被審核，也不能被標錯;審核人和制單人不能是同一個人;憑證一經審核，不能被修改、刪除;只有取消審核簽字后才可以修改或刪除;已標記作廢的憑證不能被審核，需先取消作廢標記后才能審核。

　　(三)記賬

　　在電算化方式下，記賬憑證經審核簽字后，由有記賬權限的操作員發出記賬指令，由計算機按照預先設計的記賬程序自動進行合法性檢查、科目匯總并登記總賬和明細賬、日記賬、部門賬、往來賬、項目賬以及備查賬等。會計核算軟件記賬只是對已記賬的憑證做記賬標志，并不實際登記和更新賬冊數據。

　　記賬工作由計算機自動進行數據處理，不用人工干預。記賬操作每月可多次進行。一般來說，只有經過審核的憑證才能記賬。

　　(四)賬簿查詢

　　企業發生的經濟業務，經過制單、審核、記賬等程序后，就形成正式的會計賬簿。賬簿管理包括基本會計核算賬簿的查詢輸出，以及各種輔助賬的查詢和輸出。查詢賬簿，需要設定查詢條件，查詢的結果可以屏幕顯示，也可以打印輸出。

　　1.基本會計核算賬簿管理

　　基本會計核算賬簿管理包括總賬、余額表、明細賬、序時賬、多欄賬的查詢及打印。(1)總賬的查詢及打印�？傎~查詢不但可以查詢各總賬科目的年初余額、各月發生額合計和月末余額，而且可以查詢所有二至六級明細科目的年初余額、各月發生額合計和月末余額等�？傎~可以由科目余額表代替。

　　(2)明細賬的查詢及打印。明細賬查詢用于平時查詢各賬戶的明細發生情況，及按任意條件組合查詢明細賬。在查詢過程中可以包含未記賬憑證。

　　(3)日記賬的查詢及打印。日記賬的查詢及打印主要用于現金和銀行存款日.記賬的查詢和打印�，F金、銀行存款日記賬等需要逐日結算的賬簿只能依據已記賬憑證生成。

　　提示：會計核算軟件一般提供從總賬到明細賬或者日記賬，再到憑證的聯查功能。

　　2.各種輔助核算賬簿管理

　　輔助核算賬簿管理包括客戶往來、供應商往來、個人往來、部門核算、項目核算賬簿的總賬、明細賬查詢輸出，以及部門收支分析和項目統計表的查詢輸出。

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