三、結賬

　　使用結賬功能可以對指定月份進行結賬。結賬實際上就是指計算和結轉各賬簿的本期發生額和期末余額，并終止本期的賬務處理工作。

　　在電算化方式下，結賬是一種成批數據處理，每月只結賬一次，主要是對當月日常處理限制和對下月賬簿的初始化，均由計算機自動完成。

　　在結賬之前要作下列檢查：

　　(1)檢查本月業務是否全部記賬，有未記賬憑證不能結賬。

　　(2)月末結轉必須全部生成并已記賬，否則本月不能結賬。

　　(3)檢查上月是否已結賬，如果上月未結賬，則本月憑證可以錄入但不能記賬。

　　(4)核對總賬與明細賬、主體賬與輔助賬、總賬系統與其他子系統的數據是否一致，如果不一致，則不能結賬。

　　(5)檢查損益類賬戶是否已經全部結轉完畢，否則本月不能結賬。

　　(6)如果與其他子系統聯合使用，則檢查其他子系統是否已結賬。如果沒有，則本月不能結賬。結賬前要進行數據備份，結賬后不得再錄入本月憑證，并終止各賬戶的記賬工作;計算本月各賬戶的發生額合計和本月賬戶期末余額，并將余額結轉至下月月初。

　　四、編制會計報表

　　(一)概述

　　第一次使用會計報表功能時，應當進行報表初始化。所謂報表初始化，就是新建報表，定義報表格式，設置報表參數，定義報表取數公式和表內、表間勾稽關系。會計核算軟件可以通過初始化定義報表格式及表內數據的生成公式，以后每期自動取數計算，快速、準確生成會計報表。

　　報表格式和報表公式定義合稱報表定義。報表定義工作量最大、準確性要求高，直接關系到自動編制報表的正確性。報表定義是一次性的，一旦定義正確，以后的報表編制工作都由系統自動完成。為確保報表編制的正確性，報表定義時還可以根據表內、表間勾稽關系定義審核公式，以后生成報表時，由軟件根據審核公式進行合法性檢查。

　　1.UF0報表的功能概述

　　UF0報表主要具有文件管理功能、格式設計功能、公式設計功能、數據處理功能和圖表功能。

　　2.格式狀態和數據狀態

　　UF0將報表制作分為兩大部分來處理，即報表格式與公式設計以及報表數據處理工作。這兩部分工作是在不同狀態下進行的。

　　(1)格式狀態。在報表格式設計狀態下進行有關格式設計的操作，如表尺寸、行高列寬、單元屬性、單元風格、組合單元、關鍵字，以便定義報表的單元公式(計算公式)、審核公式及舍位平衡公式。在格式狀態下，所看到的只是報表的格式，而報表的數據全部隱藏。在格式狀態下所做的操作對本報表所有的表頁都發生作用。在格式狀態下不能進行數據的錄入、計算等操作。

　　(2)數據狀態。在報表的數據狀態下管理報表的數據，如輸人數據、增加或刪除表頁、審核、舍位平衡、制作圖形、匯總、合并報表等。在數據狀態下不能修改報表的格式，用戶看到的是報表的全部內容，包括格式和數據。

　　報表工作區的左下角有一個“格式/數據”按鈕。單擊這個按鈕，可以在“格式狀態”和“數據狀態”之間切換。

　　3.單元

　　單元是組成報表的最小單位。單元名稱由所在行、列標識。例如，C8表示第3列第8行交匯的那個單元。UF0的單元類型有數值單元、字符單元、表樣單元三種。

　　(1)數值單元。用于存放報表的數據，在數據狀態下輸入。數值單元的內容可以直接輸入或由單元中存放的單元公式運算生成。建立一個新表時，所有單元的缺省類型為數值型。

　　(2)字符單元。字符單元也是報表的數據，也應在數據狀態下輸入。字符單元的內容可以直接輸入，也可由單元公式生成。

　　(3)表樣單元。表樣單元是報表的格式，是定義一個沒有數據的空表所需的所有文字、符號或數字。一旦單元被定義為表樣，那么，在其中輸入的內容對所有表頁都有效。表樣單元只能在格式狀態下輸入和修改。

　　4.組合單元

　　組合單元由相鄰的兩個或更多單元組成，這些單元必須單元類型完全相同(即表樣、數值、字符等)，UFO在處理報表時將組合單元視為一個單元。組合單元的名稱可以用區域的名稱或區域中的任何一個單元的名稱來表示。

　　5.區域

　　區域由一張表頁上的相鄰單元組成，自起點單元至終點單元是一個完整的長方形矩陣。在UF0中，區域是二維的，最大的區域是整個表頁，最小的區域是一個單元。例如，A6到Cl0的長方形區域表示為A6：C10，起點單元與終點單元用“：”連接。

　　6.表頁

　　一個報表中的所有表頁具有相同的格式，但其中的數據不同。表頁在報表中的序號在表頁下方以標簽的形式出現，稱為“頁標”。

　　7.關鍵字

　　關鍵字是一種特殊的單元，可以唯一標識一個表頁，用于在大量表頁中快速選擇表頁。要對某一張表頁的數據進行定位，就要設置一些定位標志，在UF0中被稱為關鍵字。UF0共提供了六種關鍵字，它們是“單位名稱”、“單位編號”、“年”、“季”、“月”、“日”。除比之外，UF0還增加了一個自定義關鍵字，當定義名稱為“周”和“旬”時有特殊意義，可在業務函數中代表取數日期。關鍵字的顯示位置在格式狀態下設置，關鍵字的值則在數據狀態下錄入，每個報表可以定義多個關鍵字。

　　8.函數

　　企業常用的財務報表數據一般來源于總賬系統或報表系統本身，取自于報表的數據又可以分為從本表取數和從其他報表的表頁取數。UF0報表系統中，取數是通過函數實現的。

　　(二)新建財務報表

　　啟動報表系統后，可通執行新建命令創建一張空白報表。

　　(三)報表格式定義

　　報表格式就是報表的樣式。報表格式定義主要包括設計報表的表格、輸入報表的表間項目及定義項目的顯示風格、單元屬性等。通過設置報表的表樣可以確定整張報表的大小和外觀。

　　報表格式設置的具體內容一般包括：設置報表尺寸、定義報表行高列寬、畫表格線、定義組合單元、輸入表頭表體表尾內容、定義顯示風格、定義單元屬性、設置關鍵字等。

　　報表格式定義需要在“格式”狀態下進行。

　　(四)報表公式定義

　　定義報表公式就是根據報表與賬簿、報表與報表、報表與其他業務模塊之間的關系，設定報表編制方法(計算公式)和報表勾稽關系(審核公式)，并錄入計算機的過程。

　　定義報表公式是實現計算機自動生成報表的關鍵步驟。報表中的數據根據其來源可以分為三類：從賬務處理或其他模塊取數據、經計算得到的數據、人工輸入的外部數據。對于前兩種數據來源，系統提供了報表數據生成所需要的函數，并提供了定義報表編制公式的功能。公式是由操作符和操作數組成的表達式。操作符可以是加、減、乘、除、括號等。操作數可以是常數、表格中的其他數據、系統定義的各種函數。在UF0表中，由于各種報表之間存在著密切的數據間的邏輯關系，所以，報表中各種數據的采集、運算的勾稽關系的檢測就用到了不同的公式。報表中主要有計算公式、審核公式和舍位平衡公式。計算公式：定義了報表數據之間的運算關系，可以實現報表系統從其他子系統取數。所以，必須定義計算公式。

　　審核公式：用于審核報表內或報表之間的勾稽關系是否正確。審核公式不是必須定義的。

　　舍位平衡公式：用于報表數據進行進位或小數取整時調整數據，如將以“元”為單位的報表數據變成以“萬元”為單位的報表數據時，表中的平衡關系仍然成立。舍位平衡公式不是必須定義的。

　　報表公式的定義方法有直接輸入法和引導輸入法。進入引導輸入狀態后，對函數參量進行選擇輸入，軟件就可以自動生成所要的函數表達式。

　　(五)報表數據處理

　　報表數據處理主要包括生成報表數據、審核報表數據和舍位平衡操作等。處理時，計算機將根據已定義的單元公式、審核公式和舍位平衡公式自動進行取數、審核及舍位等操作。

　　報表數據處理一般是針對某一特定表頁進行的，因此，在數據處理時還涉及表頁的操作，如增加、刪除、插入、追加表頁等。報表數據處理工作必須在“數據”狀態下進行。(1)錄入關鍵字。關鍵字是表頁定位的特定標識，在格式狀態下設置完成關鍵字以后，只有在數據狀態下對其實際賦值才能真正成為表頁的鑒別標志，為表頁間、表與表間的取數提供依據。

　　(2)整表重算。當完成報表的格式設計并完成賬套初始和關鍵字的錄入之后，便可以計算指定賬套和指定報表時間的報表數據了。計算報表數據是在數據處理狀態下進行的，既可以在錄入完成報表的關鍵字后直接計算，也可以使用菜單功能計算。

　　在會計核算軟件中，可以利用報表中的數據生成圖標。軟件一般提供包括柱狀圖、線段圖、區域圖、餅狀圖等多種常用形式的圖表，并提供圖表向導引導用戶一步步設計生成符合需要的圖表。通過圖表管理可以把報表數據以圖形表示出來，使報表數據更直觀、生動、易理解。

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