第三節(jié)其他會計(jì)核算軟件功能模塊的操作要求

　　一、應(yīng)收/應(yīng)付賬款核算模塊基本操作

　　應(yīng)收/應(yīng)付賬款核算模塊主要是對往來款項(xiàng)進(jìn)行核算與管理，其日常業(yè)務(wù)的基本處理流程是：輸入賒購、賒銷業(yè)務(wù)的有關(guān)單據(jù)，記錄收付的往來款項(xiàng)，核銷往來款項(xiàng)，進(jìn)行賬齡分析，生成與往來賬款核算和管理有關(guān)的賬表。

　　(一)初始設(shè)置

　　1.設(shè)置往來單位檔案

　　首先，必須把往來單位基本信息輸入系統(tǒng)，主要是客戶/供應(yīng)商代碼和名稱，此外，銀行賬號、聯(lián)系電話、地址等資料也可以根據(jù)需要輸入。一般來說，往來單位代碼一經(jīng)設(shè)置并使用既不允許刪除也不允許修改，只能增加。

　　2.收付款條件設(shè)置

　　為處理有現(xiàn)金折扣條件的采購與銷售業(yè)務(wù)，需要進(jìn)行收付款條件的定義。一般用“2/10，1/20，n/30”的形式表示。收付款條件主要包括設(shè)置折扣有效期限、對應(yīng)折扣率和應(yīng)收應(yīng)付賬款的到期天數(shù)。

　　3.賬齡區(qū)間設(shè)置

　　為了對應(yīng)收應(yīng)付賬款進(jìn)行賬齡分析，應(yīng)設(shè)置賬齡區(qū)間，主要設(shè)置各賬齡區(qū)間的天數(shù)。

　　4.期初數(shù)據(jù)錄入

　　使用應(yīng)收賬款核算模塊前，要將啟用時未結(jié)算完的所有往來單位的應(yīng)收/應(yīng)付/預(yù)收/預(yù)付款等數(shù)據(jù)錄入計(jì)算機(jī)，以便于以后使用中進(jìn)行核銷處理。應(yīng)收系統(tǒng)初始數(shù)據(jù)錄入包括期初發(fā)票和應(yīng)收單據(jù)的錄入。應(yīng)付系統(tǒng)初始數(shù)據(jù)錄入包括錄入期初暫估入庫的存貨(貨已到票未到的存貨、期初在途存貨)、票已到貨未到的存貨、期初受托代銷的存貨。

　　(二)日常業(yè)務(wù)

　　1.收款、付款單據(jù)的錄入

　　銷售發(fā)票是給客戶開具的增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票及其所附清單等原始銷售票據(jù)。銷售發(fā)票可以由銷售部門參照發(fā)貨單生成，也可以參照銷售訂單生成或直接填制。

　　采購發(fā)票是從供貨單位取得的進(jìn)項(xiàng)發(fā)票及發(fā)票清單。在收到供貨單位的發(fā)票后，如果沒有收到供貨單位的貨物，可以對發(fā)票壓單處理，待貨物到達(dá)后，再輸入計(jì)算機(jī)做報(bào)賬結(jié)算處理。也可以先將發(fā)票輸入計(jì)算機(jī)，以便實(shí)時統(tǒng)計(jì)在途貨物。采購發(fā)票可分為專用發(fā)票和普通發(fā)票。

　　收款單是收到款項(xiàng)而輸入的單據(jù)。付款單是付出貨款而填制的單據(jù)。

　　2.應(yīng)收/應(yīng)付賬款核銷

　　應(yīng)收賬款核銷就是指確定收款單與銷售發(fā)票之間的對應(yīng)關(guān)系的操作。即需要指明每一次收款是收的哪幾筆銷售業(yè)務(wù)的款項(xiàng)。

　　應(yīng)付賬款核銷就是指確定付款單與采購發(fā)票之間的對應(yīng)關(guān)系的操作。即需要指明每一次付款是付的哪幾筆采購業(yè)務(wù)的款項(xiàng)。

　　3.賬齡分析

　　應(yīng)收/應(yīng)付賬款的賬齡分析是往來管理的重要內(nèi)容之一。從企業(yè)財(cái)務(wù)管理角度來看，應(yīng)收賬款的賬齡分析更加重要。通過應(yīng)收賬款賬齡分析表對應(yīng)收賬款拖欠時間的整理歸類和分析，了解企業(yè)管理人員收款工作的效率，以便正確確定今后的銷售策略，并能夠根據(jù)各種應(yīng)收賬款過期的時間和歷史資料，估計(jì)壞賬損失。

　　4.應(yīng)收/應(yīng)付賬款查詢打印

　　應(yīng)收/應(yīng)付賬款查詢包括單據(jù)查詢和賬表查詢兩個方面。單據(jù)的查詢包括銷售發(fā)票和采購發(fā)票、收款單和付款單等單據(jù)的查詢。賬表查詢可以進(jìn)行往來總賬、往來明細(xì)賬、往來余額表的查詢，并可以實(shí)現(xiàn)總賬、明細(xì)賬、單據(jù)之間的聯(lián)查。

　　二、工資核算模塊基本操作

　　工資核算是每個單位財(cái)會部門最基本的業(yè)務(wù)之一，是一項(xiàng)重要的經(jīng)常性工作，它關(guān)系到每個職工的切身利益。在手工方式下，為了搞好工資核算，占據(jù)了財(cái)務(wù)人員大量的精力和時間，并且容易出錯。采用計(jì)算機(jī)處理，保證了工資核算的準(zhǔn)確性和及時性。

　　工資核算系統(tǒng)的任務(wù)是以職工個人的工資原始數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，計(jì)算應(yīng)發(fā)工資、扣款小計(jì)和實(shí)發(fā)工資等，編制工資結(jié)算單;按部門和人員類別進(jìn)行匯總，進(jìn)行個人所得稅計(jì)算;提供多種方式的查詢，打印工資發(fā)放表、各種匯總表及個人工資條;進(jìn)行工資費(fèi)用分配與計(jì)提，并實(shí)現(xiàn)自動轉(zhuǎn)賬處理。

　　(一)初始設(shè)置

　　1.建立工資賬套

　　工資賬套與系統(tǒng)管理中的賬套是不同的概念，系統(tǒng)管理中的賬套是針對整個核算系統(tǒng)，而工資賬套是針對工資子系統(tǒng)。要建立工資賬套，前提是在系統(tǒng)管理中首先建立本單位的核算賬套。建立工資賬套時可以根據(jù)建賬向?qū)Х炙牟竭M(jìn)行：參數(shù)設(shè)置、扣稅設(shè)置、扣零設(shè)置、人員編碼。

　　2.部門設(shè)置

　　設(shè)置部門檔案以便按部門進(jìn)行工資費(fèi)用分配。

　　3.人員類別設(shè)置

　　人員類別與工資費(fèi)用的分配、分?jǐn)傆嘘P(guān)，以便于按人員類別進(jìn)行工資匯總計(jì)算。

　　4.設(shè)置工資類別

　　工資系統(tǒng)是按工資類別來進(jìn)行管理。每個工資類別下有職工檔案、工資變動、工資數(shù)據(jù)、報(bào)稅處理、銀行代發(fā)等。

　　5.工資項(xiàng)目設(shè)置

　　工資項(xiàng)目設(shè)置即定義工資項(xiàng)目的名稱、類型、長度、小數(shù)、增減項(xiàng)，是計(jì)算工資的基礎(chǔ)。

　　6.設(shè)置工資項(xiàng)目計(jì)算公式

　　定義某些工資項(xiàng)目的計(jì)算公式及工資項(xiàng)目之間的運(yùn)算關(guān)系。例如，缺勤扣款=基本工資/月工作日×缺勤天數(shù)。運(yùn)用公式可直觀表達(dá)工資項(xiàng)目的實(shí)際運(yùn)算過程，靈活地進(jìn)行工資計(jì)算處理。定義公式可通過選擇工資項(xiàng)目、運(yùn)算符、關(guān)系符、函數(shù)等組合完成。

　　系統(tǒng)固定的工資項(xiàng)目“應(yīng)發(fā)合計(jì)”、“扣款合計(jì)”、“實(shí)發(fā)合計(jì)”等的計(jì)算公式，系統(tǒng)根據(jù)工資項(xiàng)目設(shè)置的“增減項(xiàng)”自動給出。用戶在此只能增加、修改、刪除其他工資項(xiàng)目的計(jì)算公式。

　　7.人員檔案

　　人員檔案的設(shè)置用于登記工資發(fā)放人員的姓名、職工編號、所在部門、人員類別等信息，此外，員工的增減變動也必須在本功能中處理。人員檔案的操作是針對某個工資類別的，即應(yīng)先打開相應(yīng)的工資類別。

　　人員檔案管理包括增加、修改、刪除人員檔案、人員調(diào)離與停發(fā)處理、查找人員等。

　　(二)日常業(yè)務(wù)處理

　　1.工資數(shù)據(jù)錄入計(jì)算

　　必須將所有人員的基本工資數(shù)據(jù)錄入計(jì)算機(jī)。工資數(shù)據(jù)輸入包括固定工資數(shù)據(jù)輸入和變動工資數(shù)據(jù)輸入。工資數(shù)據(jù)錄入完畢后，可執(zhí)行計(jì)算功能，將有計(jì)算公式的工資項(xiàng)目自動計(jì)算出相應(yīng)的數(shù)據(jù)。

　　2.個人所得稅的計(jì)算與申報(bào)

　　鑒于許多企事業(yè)單位計(jì)算職工工資薪金所得稅工作量較大，本系統(tǒng)特提供個人所得稅自動計(jì)算功能，用戶只需自定義所得稅率，系統(tǒng)自動計(jì)算個人所得稅。

　　3.工資分?jǐn)?/P>

　　工資是費(fèi)用中人工費(fèi)最主要的部分，還需要對工資費(fèi)用進(jìn)行工資總額的計(jì)提計(jì)算、分配及各種經(jīng)費(fèi)的計(jì)提，并編制轉(zhuǎn)賬會計(jì)憑證，供登賬處理之用。

　　4.工資數(shù)據(jù)查詢統(tǒng)計(jì)

　　工資數(shù)據(jù)處理結(jié)果最終通過工資報(bào)表的形式反映，工資系統(tǒng)提供了各種工資表和工資分析表的查詢統(tǒng)計(jì)。

　　三、固定資產(chǎn)核算模塊基本操作

　　固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)主要完成企業(yè)固定資產(chǎn)日常業(yè)務(wù)的核算和管理，生成固定資產(chǎn)卡片，按月反映固定資產(chǎn)的增加、減少、原值變化及其他變動，并輸出相應(yīng)的增減變動明細(xì)賬，按月自動計(jì)提折舊，生成折舊分配憑證，同時，輸出一些同設(shè)備管理相關(guān)的報(bào)表和賬簿。

　　(一)初始設(shè)置

　　固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)初始設(shè)置是根據(jù)用戶單位的具體情況，建立一個適合固定資產(chǎn)子賬套的過程。

　　1.建立固定資產(chǎn)賬套

　　建立固定資產(chǎn)賬套主要用來設(shè)定系統(tǒng)的控制參數(shù)。這些參數(shù)包括約定與說明、啟用月份、折舊信息、編碼方式以及財(cái)務(wù)接口等。

　　2.資產(chǎn)類別設(shè)置

　　固定資產(chǎn)的種類繁多，規(guī)格不一，要強(qiáng)化固定資產(chǎn)管理，及時準(zhǔn)確作好固定資產(chǎn)核算，必須科學(xué)地搞好固定資產(chǎn)的分類，為核算和統(tǒng)計(jì)管理提供依據(jù)。

　　3.部門設(shè)置

　　在部門設(shè)置中，可對單位的各部門進(jìn)行設(shè)置，以便確定資產(chǎn)的歸屬。

　　4.部門對應(yīng)折舊科目設(shè)置

　　對應(yīng)折舊科目是指折舊費(fèi)用的入賬科目。資產(chǎn)計(jì)提折舊后必須把折舊歸入成本或費(fèi)用，根據(jù)不同企業(yè)的具體情況，有按部門歸集的，也有按類別歸集的。部門對應(yīng)折舊科目的設(shè)置就是給每個部門選擇一個折舊科目，這樣在輸入卡片時，該科目自動添人卡片中，不必一個一個地輸入。

　　5.增減方式設(shè)置

　　增減方式包括增加方式和減少方式兩類。

　　6.折舊萬法設(shè)置

　　折舊方法設(shè)置是系統(tǒng)自動計(jì)算折舊的基礎(chǔ)。系統(tǒng)提供了常用的六種折舊方法：不提折舊、平均年限法(一和二)、工作量法、年數(shù)總和法、雙倍余額遞減法，并列出了折舊計(jì)算公式。這幾種方法是系統(tǒng)缺省的折舊方法，只能選用，不能刪除和修改。

　　7.輸入期初固定資產(chǎn)卡片

　　固定資產(chǎn)卡片是固定資產(chǎn)核算和管理的基礎(chǔ)依據(jù)，為保持歷史資料的連續(xù)性，必須將建賬日期以前的數(shù)據(jù)錄入到系統(tǒng)中。原始卡片的錄入不限制于必須在第一個期間結(jié)賬前，任何時候都可以錄入原始卡片。

　　(二)日常業(yè)務(wù)處理

　　1.資產(chǎn)增減

　　資產(chǎn)增加需要輸入一張新的固定資產(chǎn)卡片，與固定資產(chǎn)期初輸入相對應(yīng)。只有當(dāng)賬套開始計(jì)提折舊后才可以使用資產(chǎn)減少功能，否則，減少資產(chǎn)只有通過刪除卡片來完成。對于誤減少的資產(chǎn)，可以使用系統(tǒng)提供的糾錯功能來恢復(fù)，只有當(dāng)月減少的資產(chǎn)才可以恢復(fù)。如果資產(chǎn)減少操作已制作憑證，必須刪除憑證后才能恢復(fù)。

　　2.資產(chǎn)變動

　　資產(chǎn)的變動包括原值變動、部門轉(zhuǎn)移、使用狀況變動、使用年限調(diào)整、折舊方法調(diào)整、凈殘值(率)調(diào)整、工作總量調(diào)整、累計(jì)折舊調(diào)整、資產(chǎn)類別調(diào)整、變動單管理。資產(chǎn)變動要求輸入相應(yīng)的“變動單”來記錄資產(chǎn)調(diào)整結(jié)果。其他項(xiàng)目如名稱、編號、自定義項(xiàng)目等的變動可直接在卡片上進(jìn)行。

　　3.折舊處理

　　固定資產(chǎn)系統(tǒng)可以根據(jù)錄入系統(tǒng)的資料，利用系統(tǒng)提供的“折舊計(jì)提”功能，對各項(xiàng)資產(chǎn)每期計(jì)提一次折舊，并自動生成折舊分配表，然后，制作記賬憑證，將本期的折舊費(fèi)用自動登賬。

　　折舊分配表是制作記賬憑證，把計(jì)提折舊額分配到有關(guān)成本和費(fèi)用的依據(jù)，折舊分配表有兩種類型：類別折舊分配表和部門折舊分配表。

　　4.賬簿管理

　　可以通過系統(tǒng)提供的賬表管理功能，及時掌握資產(chǎn)的統(tǒng)計(jì)、匯總和其他各方面的信息。

　　賬表包括四類：賬簿、折舊表、統(tǒng)計(jì)表、分析表。另外，如果所提供的報(bào)表種類不能滿足需要，系統(tǒng)還提供了自定義報(bào)表功能，可以根據(jù)實(shí)際要求進(jìn)行設(shè)置。

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