第三節 記賬憑證

　　【思考題】

　　1.什么是記賬憑證?有何作用?

　　2.記賬憑證與原始憑證有何聯系與區別?

　　3.記賬憑證按其反映的經濟業務內容不同，分為哪幾類?各類記賬憑證應如何使用?

　　4.記賬憑證按照填制方式不同，分為哪幾類憑證?分別有何優缺點?

　　5.記賬憑證應具備哪些基本內容?

　　6.如何編制記賬憑證?

　　7.如何審核記賬憑證?

　　一、記賬憑證的概念

　　記賬憑證又稱記賬憑單，是會計人員根據審核無誤的原始憑證按照經濟業務事項的內容加以歸類，并據以確定會計分錄后所填制的會計憑證。記賬憑證是登記賬簿的直接依據，也稱分錄憑證。

　　記賬憑證的一般格式見教材表4-5所示。

　　二、記賬憑證的種類

　　(一)按反映的經濟內容分類

　　記賬憑證按照其反映的經濟業務是否與貨幣資金有關，可以分為:收款憑證、付款憑證和轉賬憑證。

　　1.收款憑證

　　收款憑證是指用于記錄庫存現金和銀行存款收款業務的記賬憑證。收款憑證的格式如教材表4-6所示。

　　收款憑證又分為現金收款憑證和銀行存款收款憑證。

　　2.付款憑證

　　付款憑證是指用于記錄庫存現金和銀行存款付款業務的記賬憑證。付款憑證的格式如教材表4-7所示。

　　付款憑證又分為現金付款憑證和銀行存款付款憑證。

　　3.轉賬憑證

　　轉賬憑證是指用于記錄不涉及庫存現金和銀行存款業務的記賬憑證，是登記明細賬和總賬等有關賬簿的依據。轉賬憑證的一般格式如教材表4-8所示。

　　特別注意：

　　對于庫存現金和銀行存款之間相互劃轉的經濟業務，只編制付款憑證，不編制收款憑證。即對于單位提取現金的業務，編制銀行存款付款憑證;向銀行存入現金的業務，編制現金付款憑證。

　　【舉例4-5】下列經濟業務中，應當據以編制收款憑證的是( )。

　　A.銷售貨物一批，款項尚未收到

　　B.收到外單位支票一張，用以償還前欠貨款

　　C.支付現金購買辦公用品

　　D.開出支票一張，用以支付下年的廣告費

　　【答案】B

　　【針對277265提問】

　　【舉例4-6】下列經濟業務中，應當據以編制付款憑證的有( )。

　　A.以商業匯票支付貨款

　　B.向銀行存入款項

　　C.開出現金支票購買原材料

　　D.用現金購辦公用品

　　【答案】BCD

　　【針對277267提問】

　　(二)按填列方式不同分類

　　記賬憑證按照填列方式不同，分為：復式憑證和單式憑證兩種。

　　1.復式憑證

　　是指將一筆經濟業務所涉及的全部會計科目及發生額均在同一張記賬憑證中反映的一種憑證。

　　復式憑證可以集中反映一項經濟業務的科目對應關系，便于了解業務的全貌，減少憑證數量，節約紙張。但是，不便于同時匯總計算每一個賬戶的發生額，也不利于會計的分工記賬。

　　2.單式憑證

　　單式憑證是指每一張記賬憑證只填列經濟業務所涉及的一個會計科目及其金額的記賬憑證。填列借方科目的稱借項憑證，填列貸方科目的稱貸項憑證。

　　單式憑證便于匯總計算每一會計賬戶的發生額，有利于會計的分工記賬。但是單式憑證的制證工作量大，且不能在一張憑證上反映經濟業務的全貌，內容分散，也不便于查賬。

　　三、記賬憑證的基本內容

　　記賬憑證必須具有以下九項基本內容：

　　1.記賬憑證的名稱。記賬憑證的名稱通常分為收款憑證、付款憑證和轉賬憑證。

　　2.填制記賬憑證的日期。記賬憑證的填制日期與原始憑證的填制日期可能相同，也可能不同。

　　3.記賬憑證的編號。

　　4.經濟業務事項的內容摘要。

　　5.經濟業務事項所涉及的會計科目(包括一級科目、二級或明細科目)、記賬方向和金額。

　　6.經濟業務事項的金額。

　　7.記賬標記。

　　8.所附原始憑證的張數。

　　9.會計主管、審核、制單、記賬人員的簽章以及出納人員在收付款憑證上的簽章。

　　四、記賬憑證的編制

　　(一)編制要求

　　1.記賬憑證中的各項內容必須填寫齊全，并按規定程序辦理簽章手續，不得簡化。

　　2.記賬憑證應按業務發生順序，按不同種類的記賬憑證順序編號。

　　若一筆經濟業務需要填制兩張以上記賬憑證的，可以采用分數編號法編號。

　　3.書寫規范。相關要求同原始憑證。

　　4.記賬憑證可以根據每一張原始憑證填制，或者根據若干張同類原始憑證匯總填制，也可以根據原始憑證匯總表填制。但不得將不同內容和類別的原始憑證匯總填制在一張記賬憑證上。

　　5.除結賬和更正錯誤的記賬憑證可以不附原始憑證外，其他記賬憑證必須附有原始憑證。

　　6.如果在填制記賬憑證時發生錯誤，應當重新填制。已經登記入賬的記賬憑證，應當按照規定方法進行處理。

　　7.記賬憑證填制經濟業務事項后，如有空行，應當自金額欄最后一筆金額數字下的空行處至合計數上的空行處劃線注銷。

　　(二)收款憑證的編制

　　收款憑證左上角的“借方科目”按收款的內容填寫“庫存現金”或“銀行存款”;日期填寫的是本收款憑證的編制日期;右上角填寫編制收款憑證的順序號;“摘要”填寫對所記錄的經濟業務的簡要說明;“貸方科目”填寫與收入庫存現金或銀行存款相對應的會計科目;已記賬的發生額在“記賬”欄處劃“√”，以免重復記賬或漏記。

　　【舉例4-7】20×1年8月1日，A公司撤銷人事部門的定額備用金，開出內部收據,收回現金2000元。

　　該項經濟業務發生后，一方面使得A公司庫存現金增加2000元，另一方面對人事部門的“其他應收款”減少2000元，應編制如下會計分錄：

　　借：庫存現金 2000

　　貸：其他應收款——人事部門 2000

　　假定A公司區分庫存現金和銀行存款,分別編制收款憑證、付款憑證，則由于這項經濟業務導致A公司庫存現金增加，因此應編制現金收款憑證。會計人員于當日根據審核無誤的原始憑證(1張內部收據)編制現金收款憑證，其內容與格式如教材表4-11所示。

　　【舉例4-8】20×1年8月1日，A公司向甲銀行借入300000元，約定3個月以后償還，款項已存入銀行。

　　該項經濟業務發生后，一方面使得A公司銀行存款增加300000元，另一方面對銀行的短期借款增加300000元，應編制如下會計分錄：

　　借：銀行存款 300000

　　貸：短期借款 300000

　　假定A公司區分庫存現金和銀行存款,分別編制收款憑證、付款憑證，則由于這項經濟業務導致A公司銀行存款增加，因此應編制銀行存款收款憑證。會計人員于當日根據審核無誤的原始憑證(銀行貸款發放憑證)編制銀行存款收款憑證，其內容與格式如教材表4-12所示。

　　(三)付款憑證的編制

　　付款憑證左上角的“貸方科目”按付款的內容填寫“庫存現金”或“銀行存款”;日期填寫的是本付款憑證的編制日期;右上角填寫的是付款憑證的順序號;“摘要”填寫對所記錄經濟業務的簡要說明;“借方科目”填寫與付出庫存現金或銀行存款相對應的會計科目。其余項目的填寫與收款憑證相同。

　　【舉例4-9】20×1年8月1日，A公司行政部門總經理李某報銷市內交通費共計900元，會計部門以現金支付。

　　該項經濟業務發生后，一方面A公司發生管理費用900元，另一方面庫存現金減少900元，應編制如下會計分錄：

　　借：管理費用——市內交通費 900

　　貸：庫存現金 900

　　假定A公司區分庫存現金和銀行存款,分別編制收款憑證、付款憑證，則由于這項經濟業務導致企業庫存現金減少，因此應編制現金付款憑證。會計人員于當日根據審核無誤的原始憑證(李某的12張出租車票)編制現金付款憑證如教材表4-13所示。

　　【舉例4-10】20×1年8月1日，A公司開出轉賬支票一張，支付前欠B公司貨款10000元。

　　該項經濟業務發生后，前欠B公司的貨款減少10000元，另一方面銀行存款減少10000元。應編制如下會計分錄：

　　借：應付賬款——B公司 10000

　　貸：銀行存款 10000

　　假定A公司區分庫存現金和銀行存款,分別編制收款憑證、付款憑證，則由于這項經濟業務導致A公司銀行存款減少，因此應編制銀行存款付款憑證。會計人員于當日根據審核無誤的原始憑證(支票存根)編制銀行存款付款憑證如教材表4-14所示。

　　(四)轉賬憑證的編制

　　轉賬憑證將經濟業務事項中所涉及全部會計科目，按照先借后貸的順序記入“會計科目”欄中的“總賬科目”和“明細科目”，并按應借、應貸方向分別記入“借方金額”或“貸方金額”欄，借、貸金額合計數應該相等。其他欄目的填列與收、付款憑證相同。

　　【舉例4-11】20×1年8月1日，A公司向C公司購買甲材料一批，貨款20000元。材料已經驗收入庫，貨款暫欠。(不考慮增值稅)

　　本業務發生，導致A公司原材料增加，同時對C公司的應付賬款增加，應編制如下會計分錄：

　　借：原材料——甲材料 20000

　　貸：應付賬款——C公司 20000

　　由于這項經濟業務對A公司的庫存現金和銀行存款沒有影響，因此應編制轉賬憑證。會計人員于8月1日根據審核無誤的原始憑證(甲材料發票和入庫單)編制轉賬憑證如教材表4-15所示。

　　(五)一筆業務涉及多種記賬憑證的編制

　　如上所述，記賬憑證分為現金收款憑證、銀行存款收款憑證、現金付款憑證、銀行存款付款憑證、轉賬憑證5種。比較復雜的經濟業務，可能需要分別編制2種或2種以上的記賬憑證。

　　【舉例4-12】20×1年8月2日，A公司向C公司購買B材料一批，貨款20000元，用銀行存款支付貨款5000元，余款15000暫欠。材料已經驗收入庫，不考慮增值稅。

　　本業務發生，導致A公司原材料增加20000元，同時銀行存款減少5000元，對C公司的應付賬款增加15000元，應編制如下會計分錄：

　　借：原材料——B材料 20000

　　貸：銀行存款 5000

　　應付賬款——C公司15000

　　這筆復合會計分錄可以拆成兩筆簡單會計分錄如下：

　　借：原材料——B材料 5000

　　貸：銀行存款 5000

　　借：原材料——B材料 15000

　　貸：應付賬款——C公司 15000

　　據此，應對此經濟業務編制銀行存款付款憑證和轉賬憑證各一張，如教材表4-16、4-17所示。

　　記賬憑證和原始憑證同屬于會計憑證，但二者存在著以下差別：

　　1.填制目的、作用不同：原始憑證僅用于記錄、證明經濟業務已經發生或完成，記賬憑證要依據會計科目對已經發生或完成的經濟業務進行歸類、整理;

　　2.填制人不同：原始憑證是由經辦人員或會計人員填制的;記賬憑證一律由會計人員填制;

　　3.填制依據不同：原始憑證根據發生或完成的經濟業務填制;記賬憑證根據審核后的原始憑證填制;

　　4.服務對象不同：原始憑證是填制記賬憑證的直接依據;記賬憑證是登記賬簿的直接依據。

　　五、記賬憑證的審核

　　記賬憑證的審核主要包括以下幾個方面：

　　(一)內容是否真實。

　　(二)項目是否齊全。

　　(三)科目是否正確。

　　(四)金額是否正確。

　　(五)書寫是否正確。

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