三、會計檔案管理

　　會計檔案，是指記錄和反映經濟業務事項的重要歷史資料和證據。

　　(一)會計檔案的范圍和種類 (客觀題)

　　一般包括：會計憑證、會計賬簿、財務會計報告以及其他會計資料等會計核算專業材料。

　　具體包括：

　�、贂�計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證;

　　②會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片賬、輔助賬簿;

　�、圬攧請蟾骖悾涸露取⒓径�、年度財務及相關文字分析材料等;

　�、芷渌�類：銀行存款余額調節表、銀行對賬單、應當保存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。

　　注意：財務預算、計劃、制度等文件材料屬文書檔案。

　　【例題·多選題】下列各項中，屬于會計檔案的有( )。

　　A.會計憑證

　　B.總賬

　　C.日記賬

　　D.會計報表

　　[答案]ABCD

　　【例題·單選題】下列各項中，不屬于會計檔案的是( )。

　　A.會計憑證

　　B.會計賬簿

　　C.財務會計報告

　　D.單位營業執照

　　[答案]D

　　【例題·單選題】下列各項中，不屬于會計檔案的是( )。

　　A.會計檔案移交清冊

　　B.會計檔案保管清冊

　　C.財務會計報告

　　D.年度工作計劃

　　[答案]D

　　(2)財務會計報告應當由單位負責人、主管會計工作的負責人、會計機構負責人簽名并蓋章;

　　設置總會計師的單位，還必須由總會計師簽名并蓋章。

　　(二)會計檔案的歸檔和移交

　　當年形成的會計檔案在會計年度終了后可暫由本單位部門保管一年。保管期滿一年后，原則上應由會計部門編制清冊，使會計資料檔案全部入檔。會計機構保管會計檔案的專職人員不得由單位出納人員擔任。

　　會計檔案原件原則上不得借出，以確保單位檔案的安全和完整。如有特殊需要，經本單位負責人批準后，在不拆散原卷冊的前提下，可以提供查閱或者復制原件，但必須辦理登記手續。(客觀、綜合)

　　【例題·綜合題】A公司2007年發生以下經濟業務和事項：

　　5月，B企業人員到A公司要求調閱A公司有關會計檔案資料。會計科長李某考慮到B企業是A公司的長期供貨單位，有良好的合作關系，遂讓會計科人員予以配合，并經會計科長李某簽字同意后，將A公司部分會計檔案資料借出。

　　要求：根據會計法律制度的有關規定，回答下列問題：

　　公司對外提供查閱和借出會計檔案資料的做法是否符合規定?簡要說明理由。

　　[答案]不符合規定。單位會計檔案不得借出，如有特殊需要，經本單位負責人批準后可以提供查閱或者復制原件。

　　(三)會計檔案的保管期限(客觀題)

　　會計檔案保管期限分為永久和定期兩類，定期保管期限分為3年、5年、l0年、l5年和25年5種。

　　保管期限從會計年度終了后第一天算起。

　　(1)永久：會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊以及年度財務報告;

　　(2)25年的：現金和銀行存款日記賬;

　　(3)l5年的：其他。含所有會計憑證，總賬，明細賬，日記賬和輔助賬簿(不包括現金和銀行存款日記賬)，會計移交清冊。

　　(4)5年的：固定資產卡片賬于固定資產報廢清理后保管5年、銀行存款余額調節表、銀行對賬單;

　　(5)3年的：月度、季度財務報告;

　　【例題·單選題】根據《會計檔案管理辦法》的規定，企業會計檔案銷毀清冊的保管期限是( )。

　　A.3年

　　B.5年

　　C.15年

　　D.永久

　　[答案]D

　　【例題·單選題】會計檔案保管期限分為永久和定期兩類。定期保管會計檔案的最長期限是( )。

　　A.5年

　　B.10年

　　C.15年

　　D.25年

　　[答案]D

　　【例題·判斷題】會計檔案的保管期限從會計年度終了后的第一天算起。( )

　　[答案]√

　　(四)會計檔案的銷毀 (綜合題)

　　銷毀的基本程序和要求：

　　(1)編制會計檔案銷毀清冊。保管期滿的會計檔案，應由單位檔案管理機構提出銷毀意見，會同會計機構共同審查和鑒定，單位負責人應當在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

　　(2)專人負責監銷。應當由單位的檔案部門和會計部門共同派人監銷。

　　(3)不得銷毀的會計檔案。保管期滿但未結清的債權債務原始憑證及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結后方可按規定的程序銷毀。正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。

　　【例題·多選題】下列關于會計檔案的表述中，符合《會計檔案管理辦法》規定的有( )。

　　A.單位會計檔案經本單位會計機構負責人批準后可以對外提供查詢

　　B.單位會計檔案銷毀須經單位負責人批準

　　C.保管期滿但未結清債權債務的原始憑證，不得銷毀

　　D.正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀

　　[答案]BCD

　　【例題·綜合題】A公司2007年發生以下經濟業務和事項：

　　11月，公司檔案科會同會計科清理會計檔案，編制了會計檔案銷毀清冊，經公司總會計師批準，將保管期滿的會計檔案全部銷毀。事后查明，在銷毀的該批會計檔案中，有若干張系保管期滿但尚未結清債權債務的原始憑證。

　　要求：根據會計法律制度的有關規定，回答下列問題：

　　公司銷毀會計檔案的做法是否符合規定?簡要說明理由。

　　[答案]不符合規定。根據《會計檔案管理辦法》的規定，保管期滿的會計檔案，應由單位檔案管理機構提出銷毀意見，會同會計機構共同鑒定，報單位負責人批準后，由單位檔案管理機構和會計機構共同派員監銷;保管期滿但未結清的債權債務原始憑證及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結后方可按規定的程序銷毀。

　　(5)財務會計報告的有關披露項目 (重慶教材特有)

　　主要包括兩項：一是會計處理方法的變更情況;二是或有事項。

　　《會計法》規定，各單位采用的會計處理方法，前后各期應當一致，不得隨意變更。

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