發布行政規章、規章制度、管理規章的通知正文寫祛比較簡單，一般寫上“現將《xx(規章或管理規章名稱)》印發給你們，望認真貫徹執行”即可。有的還要寫明批準、通過的依據、時間、形式或生效日期，有的簡要寫明規章或規章制度的基術精神和貫徹執行的原則意見。

　　基層機關單位層層轉發上級有關文件的通知，在標題中往往會出現兩個以上的“關于”和“通知”，結構顯得累贅。可簡化這種標題，省略掉中間轉發的層層過橋，直轉最上級領導機關發文標題，而正文中說明轉發情況。例如：

　　××縣糧食局轉發《x x市糧食局轉發<省糧食局轉發[國內貿易部關于報送來信來訪工作統計的通知〕的通知)的通知》的通知

　　可改寫為《xx縣糧食局轉發國內貿易部關于報送來信來訪工作統計的通知的通知》，就簡明多了。而在正文中可以寫道：“近日，我們收到了省糧食局、市糧食局轉發的《xx通知》”，這樣，有利于上下級關系的協調。

　　4.任免通知其正文寫法極為規范、單一，只須簡明扼要地寫明任命或免職的根據和內容。有的還要寫明任命、聘用的任期和待遇。制發任免通知一定要注意依法行文。

　　5.事項通知這類通知涉及的內容和寫法都與通告、啟事相似，但用法又有不同。使用時要注意，這類通知格式簡單，大都篇段合一，直陳其事，簡明扼要;少數內容稍多的則采用了多段式或總分條文式等結構形式。

　　三、通報

　　(一)通報的特點及作用

　　通報具有知曉性和指導性的特點，它對下級和有關方面的指導作用重于指揮作用，主要起倡導、警戒、啟發、教育和溝通情況的作用。具體說來，其作用是：

　　1.嘉獎和告誡作用在一定范圍內對具體的人和事表揚或批評，借以達到鼓勵先進、發揚正氣或批評錯誤、打擊歪風邪氣的目的。

　　2.交流作用凡傳達重要情況和知照事項的通報，能及時交流信息，上情下達，促進上下級之間、有關部門之間相互了解。

　　(二)通報的分類

　　根據通報的作用和應用范圍，可將通報分為三類。

　　1.表彰性通報用于在一定范圍內表彰先進。

　　2.批評性通報用于在一定范圍內批評錯誤，糾正不良傾向。

　　3.情況通報多用于向有關方面知照應該掌握和了解的信息、動態，以作為工作的參考。

　　從寫法上看，又可分直述式通報和轉述式通報。直述式通報是作者直接敘述通報事項，再在此基礎上作出分析、評價、處理。轉述式通報則是針對附件(如下級報送的情況報告、調查報告、通報、來信等等)所反映的先進事跡、錯誤事實或嚴重情況分析、評價，提出處理意見。

　　(三)通報的寫作

　　1.通報的一般結構

　　(1)標題有兩種寫法。一是公文標題;一是新聞式雙標題，多是正題加副題，也可寫為眉題加正題。前者突出莊重、嚴肅，后者更鮮明、醒目。

　　(2)主送機關行文對象有專指的，寫明主送機關;普發性的通報，也可不寫主送機關，而在文后的發至范圍中注明。

　　(3)正文各類通報寫法上的差異體現在正文中，直述式和轉述式通報正文的寫法也有區別。正文通常采用遞進式結構，也有的情況通報采用總分條文式結構。

　　(4) 落款注明發文機關和成文日期。

　　2.表彰性通報的寫作

　　這類通報的正文一般包括先進事跡、先進事跡評價、表彰決定、希望和要求四個部分。

　　先進事跡在直述式通報中，這部分內容直接在通報正文中敘述，寫得就詳細些。在轉述式通報中，這部分內容己出現在通報后面附的材料和公文中，就不再重復敘述，只須概括地強調或突出要點。

　　先進事跡評價著重表彰先進事跡的通報，應在介紹事跡的基礎上說明其意義，分析評議其精神實質。著重突出先進經驗的通報，應在介紹先進事跡的基礎上，歸納和論述其典型經驗，以供人們效法、借鑒。文字要簡明，不必過多議論。

　　表彰決定要寫得具體、準確，言簡意明。

　　希望和要求既包括對被表彰者的勉勵和期望，更包括對有關方面和群眾的希望和號召。要求要切實可行，符合實際;行文要有針對性，做到概括、鮮明，不千篇一律。

　　3.批評性通報的寫作

　　這類通報的懲戒作用十分突出，除在一定范圍內批評處理錯誤外，著重是要從中吸取教訓，引起有關方面和干部群眾警覺，以防止類似事件再發生。

　　這類通報用于批評錯誤、公布處分決定的，篇幅較短。除批評錯誤、宣布處分外，側重于分析情況、總結教訓、指導改進工作的，篇幅就要長些。

　　正文包括錯誤事實、錯誤原因和教訓、處理決定、希望和要求四部分，可從寫作意圖和目的出發決定取舍詳略。

　　錯誤事實部分要圍繞通報批評的主要問題，如實反映情況。在直述式通報中這部分要詳寫，在轉述式通報中，錯誤事實一般在附件中已經說清楚了，通報正文對此則可從略，不必再重復贅述。

　　錯誤原因和教訓部分，一般要針對錯誤事實分析原因，點明實質，總結教訓，指出危害。要寫得準確中肯，實事求是，既不可無限上綱。分析評議要合情合理，令人信服。

　　處理決定部分要簡明扼要。

　　要求和希望部分是針對錯誤及其教訓，提出切實可行的改進措施和要求，告誡來者，教育大家。

　　4.情況通報的寫作

　　這類通報內容集中，多為一事一報;寫作比較靈活自如，結構因文而定。主要是據實反映情況，分析問題，有的還要針對通報的情況提出要求和希望。行文要突出重點，抓住本質。無論是陳述情況的始末、發展過程，還是分析問題，都要不枝不蔓，語言要簡潔、得體。

　　四、報告

　　(一)報告的用途

　　報告可用于陳述以下幾方面事項：

　　1.定期或不定期地向上級匯報工作;

　　2.向上級反映情況;

　　3.答復上級機關的查詢;

　　4.說明向上級機關報送文件、物品的情況。

　　(二)報告的分類

　　報告可從不同的角度分成各種類型。

　　1.按報告內容分類

　　工作報告用于向上級匯報工作進程，反映工作問題，總結工作經驗教訓。

　　情況報告用于向上級反映情況，特別是反映調查了解到的重大情況、特殊情況、新情況，比較系統、全面地為上級機關和領導提供社情、民情等信息動態。

　　答復報告用于答復上級機關的查詢、提問;按要求如期匯報執行上級機關某項指示、意見的結果;回答有關代表大會、委員會及其執行機構提出的質詢，交付處理的提案、議案的處理意見或處理結果。

　　報送報告用于向上級機關說明報送有關文件、材料或物品的情況。

　　2.按報告寫作范圍分類

　　綜合報告用于反映一定階段、一定范圍的多方面工作情況，注重綜合、全面。

　　專題報告用于反映某一項專門工作或某一方面工作的情況，注重專一性。實際工作中的報告大多是這種類型。

　　綜合報告與專題報告的劃分有相對性，有時部門的綜合報告對全局而言，就成了專題報告了。

　　(三)報告的一般結構和寫作要求

　　1.標題有的報告因事情緊迫，還要在文種前加“緊急”二字，以便引起足夠重視。如《林業部關于搶救大熊貓的緊急報告》。

　　2.主送機關。

　　3.正文不同內容性質的報告，寫法不盡相同，但正文結構一般由三部分構成。

　　報告緣由簡明扼要地說明為什么寫報告。若無必要也可略而不述。

　　報告內容這是正文重點所在。內容較多時，可依事情的發展變化脈絡、認識處理問題的由淺入深，以縱式結構安排材料;也可按情況、經驗、教訓或問題的方方面面，以并列的橫式結構安排材料，而且常分條列項使層次段落更分明。

　　決不能在報告中夾帶請示事項。

　　報告結語各類報告一般以“特此報告”、“請審閱”等語作結。也可以不要結語。

　　4.落款寫明發文機關和成文日期。

　　(四)各類報告正文的寫法

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