(二)函的分類

　　1.按照內(nèi)容和用途，函可以分為以下幾類。

　　(1)商洽函指用于平行機關(guān)單位之間和不相隸屬機關(guān)單位之間商洽工作、聯(lián)系有關(guān)事宜的函。例如商調(diào)干部、聯(lián)系參觀學(xué)習(xí)、查詢或了解有關(guān)人和事、洽談業(yè)務(wù)工作等。

　　(2)請批函指向平級的或不相隸屬的業(yè)務(wù)主管部門制發(fā)的請求批準(zhǔn)函，和業(yè)務(wù)主管部門向平級的或不相隸屬的機關(guān)單位制發(fā)的審批函。有關(guān)機關(guān)、單位涉及部門業(yè)務(wù)工作，需向平級的或不相隸屬的業(yè)務(wù)主管部門(例如人事局、財政局、稅務(wù)局等等)請求批準(zhǔn)，但又因互相之間不是上下級的隸屬關(guān)系而不宜用請示行文，就應(yīng)用函。同理，有關(guān)主管部門向平級的或不相隸屬的機關(guān)單位批準(zhǔn)、批復(fù)某些業(yè)務(wù)事項(例如干部錄用、調(diào)動、經(jīng)費撥付、稅收減免等等)，因無上下級的隸屬關(guān)系而不宜用批復(fù)行文，也就應(yīng)用復(fù)函了。但在實際工作中，這類函常常誤用為請示、報告、批復(fù)，這是應(yīng)該格外注意的。

　　(3)詢問答復(fù)函指用于上下級機關(guān)之間互相詢問答復(fù)處理有關(guān)具體問題的函。上下級機關(guān)之間問答某個具體問題，聯(lián)系、告知或處理某項具體工作，而又不宜采用指示、通知、批復(fù)、報告、請示等文種時，則可使用函。

　　2.按照文面規(guī)格，函還可以分為公函和便函。公函的格式較為正規(guī)，它按信函式公文(函件)格式印制。便函的內(nèi)容多涉及事務(wù)性的具體事項，格式更為靈活、簡便，寫法較自由，可不寫標(biāo)題、不編文號。便函也常不列入正式文件處理。不少機關(guān)單位有專門的便函用紙或者便函本。

　　3.按照行文方向，函又可分為去函和復(fù)函。去函也叫來函，即是主動發(fā)出的函。復(fù)函則是回答來函、來文所提出的問題或事情，被動發(fā)出的函件。

　　請求批準(zhǔn)函如：

　　四川省國家安全廳關(guān)于請求批準(zhǔn)錄用1996年大中專畢業(yè)生的函

　　省人事廳：

　　根據(jù)《中共四川省委組織部、四川省人事廳關(guān)于1996年省級機關(guān)錄用應(yīng)屆高校、中專校優(yōu)秀畢業(yè)生的通知》(川人〔1996〕XX號)規(guī)定，我們對擬錄用到我廳機關(guān)工作的大中專畢業(yè)生按規(guī)定程序進行了統(tǒng)一考試、面試、體檢、政審。經(jīng)廳黨組研究，擬錄用大中專畢業(yè)生24名�，F(xiàn)將有關(guān)錄用審批材料報上，請審批。

　　附件：錄用審批材料24份

　　四川省國家安全廳

　　一九九六年三月二十五日

　　審批函例文：

　　四川省人民政府辦公廳關(guān)于同意成都市城市房屋拆遷補償評估管理暫行規(guī)定的函

　　成都幣人民政府：

　　你市《關(guān)于報請制定城市房屋拆遷補償評估辦法的請示》(成府發(fā)〔2001〕222號)收悉。經(jīng)省政府研究，現(xiàn)函復(fù)如下：

　　一、根據(jù)國務(wù)院《城市房屋拆遷管理條例》第二十四條：“貨幣補償?shù)慕痤~，根據(jù)被拆遷房屋的區(qū)位、用途、建筑面積等因素，以房地產(chǎn)市場評估價格確定。具體辦法由省、自治區(qū)、直轄市人民政府制定�！辫b于目前制定適用全省城市房屋拆遷補償評估規(guī)定的條件尚不成熟，省政府原則同意成都市人民政府根據(jù)實際需要先行制定有關(guān)規(guī)定。

　　二、成都市人民政府制定城市房屋拆遷補償評估規(guī)定時，應(yīng)認真考慮和吸收省級有關(guān)部門提出的修改意見(修改稿附后)，以利于與今后省政府制定的規(guī)定相銜接。同時，省人民政府的規(guī)定制定并發(fā)布后，成都市人民政府的規(guī)定內(nèi)容如果與其有抵觸或不一致的，應(yīng)按省人民政府的規(guī)定執(zhí)行。

　　附件：成都市城市房屋拆遷補償評估管理暫行規(guī)定(修改稿)

　　四川省人民政府辦公廳(印章)

　　二○○一年十二月二十日

　　(附件略)

　　(三)函的寫作

　　1.標(biāo)題可按公文的一般要求寫。若是去函，標(biāo)題中文種只寫“函”;若是復(fù)函，則應(yīng)寫明“復(fù)函”。

　　2.主送機關(guān)。

　　3.正文

　　這是函的主干部分，不同類型、用途的函寫法稍有不同。

　　若是商洽函、詢答函的去函，要把商洽的原委、詢問的問題、告知的情況等，寫得清楚簡明，以便得到對方的支持、理解和回答。若是復(fù)函，一般要先引用來函標(biāo)題，再引文號，或者在開頭寫明“某月某日關(guān)于某個問題的來函收悉”之類，然后針對來件詢問的問題、商洽的工作給予明確答復(fù)，以示互相支持或認真負責(zé)。正文的語言要得體而有分寸，要對不同的行文對象采取不同的語氣。要注意禮貌用語。正文結(jié)尾處要恰當(dāng)運用習(xí)慣用語，如是去函可用“特此函告”、“請即函復(fù)”之類，也可寫“清予支持(協(xié)助)”，并緊接“為感”、“為荷”、“為盼”等語。其后都要加句號。有的也可不要結(jié)尾語。

　　請求批準(zhǔn)函的正文，亦可寫上“請批準(zhǔn)”、“請子審批”之類結(jié)語，以表示對業(yè)務(wù)主管部門職權(quán)的尊重(但不宜寫“請予指示”)。而審批函的結(jié)尾，則不必寫上“特此批復(fù)”之類，而可寫上“特此函復(fù)”之類結(jié)語，也表示對對方的尊重。例如：

　　四川省人事廳關(guān)于同意錄用XXX等XX名同志為國家公務(wù)員的復(fù)函

　　省安全廳：

　　你廳《關(guān)于請求批準(zhǔn)錄用1996年大中專畢業(yè)生的函》(國安政〔1996〕18號)收悉。

　　根據(jù)《中共四川省委組織部、四川省人事廳關(guān)干部分省級機關(guān)從1996年應(yīng)屆高校、中專校優(yōu)秀畢業(yè)生中考試錄用國家公務(wù)員和機關(guān)工作人員的通知》(川人〔1996〕xx號)的規(guī)定，經(jīng)考試、考核合格，同意錄用xxx籌xx名同志為國家公務(wù)員。

　　特此函復(fù)。

　　附：錄用人員名單

　　四川省人事廳印章

　　一九九六年三月二十九日

　　(附件略)

　　八、會議紀(jì)要

　　(一)會議紀(jì)要的特點

　　1.內(nèi)容的記實性它是在會議后期或者會后根據(jù)會議記錄和各種會議材料整理而成的，注重真實、客觀、準(zhǔn)確、全面地反映會議情況和會議精神，不容隨意深化、拔高。

　　2.表述的紀(jì)要性它不像會議記錄那樣對會議發(fā)言和會議內(nèi)容逐一記載，它是對會議結(jié)果的擇要歸納。

　　3.作用的限定性它只對與會單位、與會人員或者規(guī)定的有關(guān)方面有約束力，要求他們共同遵守、執(zhí)行會議議定事項。若需在更大范圍內(nèi)發(fā)揮作用，則要由領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)用“通知”下發(fā)執(zhí)行。

　　(二)會議紀(jì)要的分類和作用

　　根據(jù)會議性質(zhì)的不同，會議紀(jì)要可以分為兩類：辦公會議紀(jì)要、其他會議紀(jì)要。

　　辦公會議紀(jì)要用以傳達機關(guān)、單位召開的辦公會議研究的工作、議定的事項和布置的任務(wù)，要求與會單位和有關(guān)方面、有關(guān)人員共同遵守、執(zhí)行。

　　其他會議紀(jì)要指專門工作會議、專題討論會、座談會、學(xué)術(shù)研究會等等會議形成的紀(jì)要。這類紀(jì)要，有的起通報會議情況的作用，使有關(guān)人員盡快知道會議的基本情況和主要精神;有的具有指導(dǎo)作用，它所傳達的會議精神，是指導(dǎo)有關(guān)方面開展工作的。

　　根據(jù)寫法的不同，會議紀(jì)要又可分為決議式紀(jì)要、概述式(綜合式)紀(jì)要和記錄式紀(jì)要三種類型。

　　(三)辦公會議紀(jì)要的寫作

　　辦公會議紀(jì)要由標(biāo)題和正文兩部分構(gòu)成。

　　標(biāo)題常寫成會議名稱加紀(jì)要的形式，如《XX市政府2006年第X次辦公會議紀(jì)要》，或者事由加紀(jì)要的形式，如《關(guān)于綜合治理XX地段社會治安現(xiàn)場辦公會紀(jì)要》。

　　正文可以分為兩部分。

　　第一部分是會議組織情況。可以簡要地逐一寫出會議時間、地點、出席人員、主持人、列席人員、缺席人員、記錄人等，有的還寫明主要議題。辦公會議紀(jì)要常用這種寫法，以備查考，作為有關(guān)部門執(zhí)行紀(jì)要的依據(jù)。如果與議決事項關(guān)系不大，這部分也可以寫得更概括、簡單一些，只概述一下主要的情況就行了。

　　第二部分是會議議定事項，這是紀(jì)要的主要部分。要寫明研究的工作、作出的決定、布置的任務(wù)、將采取的措施等。若會議涉及的內(nèi)容較多，這部分可采用決議式的寫法，分條列項，簡明扼要、嚴(yán)謹(jǐn)有序地寫明會議議決的事項。若研究的事項比較單一，這部分亦可采用概述式寫法。

　　從會議實際情況出發(fā)，辦公會議紀(jì)要可一文數(shù)事。

　　(四)其他會議紀(jì)要的寫作

　　這類會議紀(jì)要的標(biāo)題，除可采用辦公會議紀(jì)要標(biāo)題的兩種形式外，還可采用新聞式雙標(biāo)題，如《齊抓共管，綜合治理——XX市青少年教育研究會紀(jì)要》。

　　這類會議紀(jì)要的正文，包括會議組織情況和會議主要精神兩部分。

　　會議組織情況部分，通常采用概述式寫法，簡述會議時間、地點、出席人員、中心議題和議程等。

　　會議主要精神部分，可以寫會議召開的背景和對當(dāng)時形勢的簡要分析、估計;會議的指導(dǎo)思想和議題;會議報告、講話的主要精神要點，對會議議題的討論情況和與會者的反映：會議形成的共識和會上提出的意見、建議(包括學(xué)術(shù)會上的各種不同意見)以及貫徹會議精神的要求等。這部分常采用概述式寫法，用貫通式結(jié)構(gòu)概括、綜合地反映出會議主要精神和基本內(nèi)容。也可采用決議式寫法，用分條文、分部分或列小標(biāo)題的形式，寫明會議討論的主要問題、研究的主要工作、形成的統(tǒng)一意見和作出的各項決定等。

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