【公文的種類和作用】

　　公文就是公務文書，也被稱為機關應用文。是黨政機關、團體、企事業單位在管理過程中形成的、按照規定程序辦理并在法定的范圍內使用的、具有法定效力和規范體式的文書。是實施領導和管理，進行公務活動的重要工具。

　　為了認識、使用和處理公文的需要，常依據不同標準，從不同角度，對公文分類。

　　一、按形成和使用的公務活動領域劃分

　　1.通用公文是各級各類機關、團體、企事業單位，在公務活動中普遍使用的公文。

　　2.專用公文指一定的專門業務機關、部門、組織在業務工作范圍內，因特殊需要專門使用的行業、專業、部門公文，例如外交文件、司法文件、軍事公文、審計文件等等。

　　二、按公文的來源劃分

　　1.對外文件簡稱發文指本單位向外單位發出的文件。

　　2.收來文件簡稱收文，指由外單位發送來本單位的文件。

　　3.內部文件限于單位內部制發、運行和使用的文件。

　　三、按公文的行文關系和行文方向劃分

　　1.上行文指下級機關、單位向隸屬的上級領導機關和單位報送的公文。

　　2.平行文指同級或者不相隸屬的機關單位之間的行文。

　　3.下行文指上級領導機關單位對所屬的下級機關單位的行文。

　　四、按公文的秘密程度和閱讀范圍劃分

　　從公文內容涉及秘密的程度，以及對公文規定的閱讀范圍，可將公文劃分為：

　　1.絕密文件指內容涉及國家核心秘密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受重大損害的公文。

　　2.機密文件指內容涉及國家重要秘密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重損害的公文。

　　3.秘密文件指內容涉及國家一般秘密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受一定損害的公文。

　　4.內部文件指內容雖不涉及秘密，但不宜或不必對社會公開，只限在國內某系統、某部門內部使用的公文。

　　5.限國內公開的文件指內容不涉及秘密但不宜或不必向國外公布而只在國內公開發布的公文。

　　6.對外公開的文件指內容不涉及任何秘密，可直接對國內外公布的公文。

　　五、按公文處理時限的要求劃分

　　1.特急件指內容至關重要并特殊緊急，已臨近規定的辦結時限，需隨時隨地優先迅速傳遞處理的公文。

　　2.急件(黨的機關公文作加急件)指內容重要并緊急，需打破工作常規優先迅速傳遞處理的公文。

　　3.平件平件指無特殊時間要求，需按工作常規依次傳遞處理的公文。

　　如系電報，可分為特提件、特急件、加急件、平急件。

　　六、按收文機關對收到公文的處理方式劃分

　　1.閱件即閱知性公文，指只需按規定交有關部門、有關人員閱知的收文。

　　2.辦件即承辦性公文，指必須交有關部門、有關人員及時辦理(或答復、或貫徹執行)的收文。

　　七、從物質載體的角度劃分

　　1.紙質文件用紙張印制、書寫的文件。

　　2.感光介質文件以感光膠片、像紙等感光材料為物質載體的文件，如照片文件、影片文件、縮微膠片文件、顯微膠片文件等。

　　3.磁介質文件以磁帶、磁盤、磁鼓等磁性材料為物質載體的文件。如錄音文件、錄像文件、計算機磁帶文件和磁盤文件以及磁光盤文件等。

　　4.電子文件指借助于電子計算機生成、傳輸和處理的文件等。

　　他們的制作方式、處理方法和保管要求均各不相同。

　　八、按公文性質和作用劃分

　　在通用公文和專用公文的不同范疇內，都可以有不同的類型。我們從管理工作的性質和公務活動的內容相結合的角度，可將通用公文分為若干類型。