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　　第七節　會計電算化

　　一、會計電算化的內容

　　（一）開展會計電算化的意義

　　1.會計電算化是會計工作的發展方向，各級領導都應當重視這一工作。

　　2.開展會計電算化工作，是促進會計基礎工作規范化和提高經濟效益的重要手段和有效措施。

　　（二）實施會計電算化的要求

　　1.各單位負責人或總會計師應當親自組織領導會計電算化工作，主持擬定本單位會計電算化工作規劃，協調單位內各部門共同搞好會計電算化工作。

　　2.各單位開展會計電算化工作，可根據本單位具體情況，按照循序漸進、逐步提高的原則進行。

　　3.各單位要積極支持和組織本單位會計人員分期分批進行會計電算化知識培訓，逐步使多數會計人員掌握會計軟件的基本操作技能。

　　4.會計電算化工作應當講求成本效益原則。

　　5.會計電算化工作取得一定成果的單位，要研究并逐步開展其他管理工作電算化或與其他管理信息系統聯網工作，逐步建立以會計電算化為核心的單位計算機管理信息系統。

　　二、實施會計電算化對軟、硬件的要求

　　（一）軟件要求

　　1.會計核算軟件設計應當符合我國法律、法規、規章和國家統一的會計制度的規定，保證會計資料真實、完整，提高會計工作效率。

　　2.配備會計軟件是會計電算化的基礎工作，選擇會計軟件的好壞對會計電算化的成敗起著關鍵性的作用。配備會計軟件主要有選擇通用會計軟件、定點開發會計軟件、通用與定點開發會計軟件相結合三種方式，各單位應根據實際需要和自身的技術力量選擇配備會計軟件的方式。

　　3.配備的會計軟件應達到財政部《會計核算軟件基本功能規范》的要求，滿足本單位的實際工作需要。

　　（二）硬件要求

　　由于財務會計部門處理的數據量大、數據結構復雜、處理方法要求嚴格和安全性要求高，各單位用于會計電算化工作的電子計算機設備，應由財務會計部門管理，硬件設備比較多的單位，財務會計部門可單獨設立計算機室。

　　三、替代手工記賬

　　（一）替代手工記賬的單位應具備的條件：

　　1.配備了適用的會計軟件和相應的計算機硬件設備；

　　2.配備了相應的會計電算化工作人員；

　　3.建立了嚴格的內部管理制度。

　　（二）替代手工記賬應注意的問題

　　1.采用電子計算機打印輸出書面會計憑證、賬簿、報表的，應當符合國家統一會計制度的要求，采用中文或中外文對照，字跡清晰，作為會計檔案保存，保存期限按《會計檔案管理辦法》 的規定執行。

　　2.在當期所有記賬憑證數據和明細分類賬數據都存儲在計算機內的情況下，總分類賬可以從這些數據中產生，因此可以用"總分類賬戶本期發生額及余額對照表"替代當期總分類賬。

　　3.現金日記賬和銀行存款日記賬的打印，由于受到打印機條件的限制，可采用計算機打印輸出的活頁賬頁裝訂成冊，要求每天登記并打印，每天業務較少、不能滿頁打印的，可按旬打印輸出。

　　4.在保證憑證、賬簿清晰的條件下，計算機打印輸出的憑證、賬簿中表格線可適當減少。

　　（三）實現替代手工記賬后應注意的問題

　　替代手工記賬后，各單位應做到當天發生業務，當天登記入賬，期末及時結賬并打印輸出會計報表；要靈活運用計算機對數據進行綜合分析，定期或不定期地向單位領導報告主要財務指標和分析結果。

　　四、建立會計電算化內部管理制度

　　（一）電算化會計崗位和工作職責的劃分

　　1.電算化主管：負責協調計算機及會計軟件系統的運行工作，要求具備會計和計算機知識，以及相關的會計電算化組織管理的經驗。電算化主管可由會計主管兼任，采用中小型計算機和計算機網絡會計軟件的單位，應設立此崗位。

　　2.軟件操作：負責輸入記賬憑證和原始憑證等會計數據，輸出記賬憑證、會計賬簿、報表和進行部分會計數據處理工作，要求具備會計軟件操作知識，達到會計電算化初級知識培訓的水平；各單位應鼓勵基本會計崗位的會計人員兼任軟件操作崗位的工作。

　　3.審核記賬：負責對輸入計算機的會計數據（記賬憑證和原始憑證等）進行審核，操作會計軟件登記機內賬簿，對打印輸出的賬簿、報表進行確認；此崗要求具備會計和計算機知識，達到會計電算化初級知識培訓的水平，可由主管會計兼任。

　　4.電算化維護：負責保證計算機硬件、軟件的正常運行，管理機內會計數據；此崗要求具備計算機和會計知識，經過會計電算化中級知識培訓；采用大型、小型計算機和計算機網絡會計軟件的單位，應設立此崗位，此崗在大中型企業中應由專職人員擔任。

　　5.電算化審查：負責監督計算機及會計軟件系統的運行，防止利用計算機進行舞弊；要求具備會計和計算機知識，達到會計電算化中級知識培訓的水平，此崗可由會計稽核人員兼任；采用大型、小型計算機和大型會計軟件的單位，可設立此崗位。

　　6.數據分析：負責對計算機內的會計數據進行分析，要求具備計算機和會計知識，達到會計電算化中級知識培訓的水平；采用大型、小型計算機和計算機網絡會計軟件的單位，可設立此崗位，由主管會計兼任。

　　（二）建立會計電算化操作管理制度

　　1.明確規定上機操作人員對會計軟件的操作工作內容和權限，對操作密碼要嚴格管理，指定專人定期更換密碼，杜絕未經授權人員操作會計軟件；

　　2.預防已輸入計算機的原始憑證和記賬憑證等會計數據未經審核而登記機內賬簿；

　　3.操作人員離開機房前，應執行相應命令退出會計軟件；

　　4.根據本單位實際情況，由專人保存必要的上機操作記錄，記錄操作人、操作時間、操作內容、故障情況等內容。

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