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　　第二單元饋效考評數據的處理

　　【學習目標】

　　通過學習，掌握績效考評材料的印制以及考評數據的收集、分類、記錄、統計、保存的方法和技術。

　　【能力要求】

　　考評數據的處理就是對所采集到的績效考評數據進行整理、匯總、分類、統計、保存的過程。考評數據的處理可以采用兩種形式，即手工處理和計算機處理。

　　一、表格的設計與發放

　　無論怎樣處理采集到的考評數據，都需要預先設計績效考評使用的各種表格。各個企業所采用的考評表格沒有統一的形式，繁簡不一，有些表格簡列各項考評因素和幾個空格由主管圈選，有些則需由主管和下屬共同設計商定。表格的形式并無嚴格要求，只要達到考評目的，簡潔適用就可以。表格的設計應盡可能一目了然，表格中的文字也應準確清晰，像“可靠性”“責任感”“優良”等字眼都不夠明確，容易使主管與下屬產生誤解。

　　所有的考評表格都應該包括考評要素和考評指標體系，以及考評應達到的標準。具有這些條件的考評表才能把對員工的期望表達清楚，使主管與下屬對工作及問題的認識趨于一致。設計完成后，應按照考評的對象，根據實際需要印制一定數量的考評表格，再發給有關人員。本章附件中所列出的績效管理統計報表，為第一節第二單元“某餐飲股份有限公司員工績效管理的暫行規定。<草案)”中所設計的專用表格，可供讀者參考。

　　二、收集考評數據記錄

　　實施績效考評評估應該搜集各種有關的數據資料.以便對員工做出正確而全面的評價，如果未能做到這一點，就只能憑模糊’的記憶來評判。因此，人力資源部門設計印制的各種對部門和員工績效進行考評的相關表格。應明確規定填報考評表格的時間。人力資源部在發出表格后，如果在規定的時間內仍未能收齊考評數據記錄，則應與部門負責人聯系，以確保考評工作的順利進行�？荚u工作的延誤可能是由于部門負責人工作非常繁忙，沒有時間交考評表，也有可能還有其他原因。因此，在考評期限前，應及時了解考評的進度情況，與各負責考評的有關人員進行溝通，要求其按時完成本階段的考評工作。

　　三、考評數據的統計

　　收齊各種考評表之后，應根據績效考評的要求，將員工考評結果進行分類整理，要確保數據檢驗的正確性。在對數據進行統計之前進行以下的檢驗：

　　1.識別信息檢驗，如崗位名稱與員工姓名是否正確，與實際相符;員工名單是否有遺漏等。

　　2.考評程序與方法合理性的檢驗。

　　3.考評數據的信度檢驗。

　　4.考評數據的效度檢驗。

　　四、數據的計算機處理

　　如果數據少、簡單，可用手工處理;數據多、復雜，則用計算機進行處理，即把各種考評數據存儲在計算機中，報據需要調用。按考評數據的情況，利用計算機選擇或設計統計軟件表格，用于存儲有關資料和數據�？荚u數據的統計至少包括以下項目：員工編號、部門、人數、考評類別、考評分數、考評項目等。重要的是給文檔起一個文件名以易識別�？梢杂脪呙鑳x把原始數據輸入到計算機歸類系統中，使用掃描儀可以解決用大量時間輸入和校對資料的問題。為確�？荚u資料的保密性，應設立密碼。當考評數據資料存儲在磁盤上時，制作備份是非常重要的。

　　五、考評數據的保存

　　考評數據的保存應該滿足考評工作的要求，根據需要能迅速檢索，及時調用，這對考評工作的有效運作是至關重要的。如果你的辦公桌上堆滿了許多文件，當需要查找某個數據時，可能要花費大量時間，因此，在處理考評數據時，應當建立檢索目錄，并定期進行歸類整理。按類歸檔、存檔的考評數據更易查找使用。

　　六、文檔的保管

　　考評數據和資料必須保存一定時間，以滿足企業人力資源管理的需要。至于時間的長短，可根據各個單位的需求有所不同。每個單位應有保留數據的規定，統計的信息必須保留到統計匯總取得了正確的結果。每年要對所存儲的考評數據和資料進行一次全面的檢查，識別出哪些是要保留的資料，哪些是沒有保留價值應當清理的資料。員工的考評數據和資料，必須注意保密。有些企業還有供各個部門公共使用的中央人事檔案庫，集中保管考評數據資料，有些企業采用各部門保管考評數據資料的方式，而有些企業同時采用上述兩種存儲考評資料的方式。

　　(一)集中歸檔的優點與不足

　　1.優點

　　(1)可以避免考評資料的重復;

　　(2)只需要一種存檔程序;

　　(3)工作人員能提供質量更好的服務;

　　(4)不會出現積壓、等待歸檔的考評資料。

　　2.不足

　　(1)不同部門可能會需要某些考評記錄，導致這些記錄必須復制;

　　(2)一種歸檔制度不能滿足各部門的需求。

　　(二)考評文檔的分類管理

　　1.按字母順序。這是最常見的方法，按字母順序歸類的規則。

　　2.按數字順序。每一個文件分配一個號碼，而文件則按數字從低到高的順序排列，每個員工一個號碼，因此，要在卡片上保留所有的號碼索引(可用計算機數據庫存)。

　　(三)考評文檔的安全

　　為確�？荚u數據資料的安全，應采取相應措施：

　　1.考評資料應立即歸檔，不應留在桌子上。

　　2.文件柜應鎖好。

　　3.當離開辦公室時，應注意鎖上辦公室的門和抽屜。

　　4.復印考評資料完成后，不要忘記從復印機上取走原件。

　　5.考評資料只供有此權限的人使用，借用要簽收。

　　6.在清理不再需要的考評資料時，用碎紙機粉碎。

　　7.考評文檔在辦公室之間互相傳遞時，應始終放在文件夾中攜帶，以防考評資料撒落丟失。

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