特別要說(shuō)明的是，職務(wù)分析是針對(duì)工作本身而不是針對(duì)某個(gè)具體的人，而且上述方法可交叉使用。職務(wù)分析完畢后即可設(shè)計(jì)職務(wù)說(shuō)明書(shū)。職務(wù)說(shuō)明書(shū)是員工管理、目標(biāo)管理、職務(wù)評(píng)估、績(jī)效考核、理順管理流程的基礎(chǔ)工具。

　　(二)職務(wù)說(shuō)明書(shū)

　　職務(wù)說(shuō)明書(shū)要解決的問(wèn)題

　　1、描述職務(wù)目標(biāo)——不同職務(wù)有不同的目標(biāo)。描述職務(wù)目標(biāo)遵循“3W”法，即為什么要設(shè)計(jì)本職務(wù)(目的)——why;職務(wù)有多大權(quán)力(職權(quán)范圍)——within;本職務(wù)主要干哪些工作(工作內(nèi)容)——what. 2、確定職務(wù)職責(zé)——描述職務(wù)工作內(nèi)容還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，還須要確定能保證工作內(nèi)容高效完成的職責(zé)。職責(zé)要按照由主到次順序書(shū)寫(xiě)，用關(guān)鍵詞描述所應(yīng)擔(dān)負(fù)的責(zé)任。

　　常見(jiàn)的錯(cuò)誤：描述語(yǔ)言比較模糊，讓任職者不知所以然;關(guān)鍵詞運(yùn)用不當(dāng)，混淆了職務(wù)間的區(qū)別;許多人力資源工作者和部門經(jīng)理在設(shè)計(jì)職務(wù)說(shuō)明書(shū)時(shí)往往不專業(yè)，也帶來(lái)很多問(wèn)題。

　　規(guī)范職務(wù)說(shuō)明書(shū)要素

　　設(shè)計(jì)職務(wù)說(shuō)明書(shū)最大的問(wèn)題是格式、語(yǔ)言和內(nèi)容不規(guī)范，給管理造成很大麻煩。一般來(lái)講，規(guī)范的職務(wù)說(shuō)明書(shū)包含以下八個(gè)要素：

　　1、表頭格式——注明職務(wù)名稱、歸屬部門、級(jí)別、編號(hào)。由于職務(wù)說(shuō)明書(shū)要由專業(yè)人員擬寫(xiě)，并提交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核和批準(zhǔn)，所以還要在表頭格式上注明擬寫(xiě)人、審核人(部門)和批準(zhǔn)人(部門)。

　　2、知識(shí)技能——描述某職務(wù)所需的相關(guān)知識(shí)和學(xué)歷要求、培訓(xùn)經(jīng)歷和相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)。為引起重視，還要指明為什么這些知識(shí)是必需的，例如某外資企業(yè)的職務(wù)說(shuō)明書(shū)在尾條強(qiáng)調(diào)“具體上述知識(shí)技能有利于組織目標(biāo)和個(gè)人目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)�！�

　　3、復(fù)雜程度——工作有難易之分。該要素主要描述該職務(wù)對(duì)于一個(gè)合格員工來(lái)講，職務(wù)的難易程度。這主要從工作本身的性質(zhì)、量、范圍、時(shí)效性等全方位考慮。

　　4、責(zé)任范圍——描述該職務(wù)所承負(fù)的主要責(zé)任和能夠影響的范圍。

　　5、實(shí)施管理——描述實(shí)施管理的性質(zhì)、管理人員或員工性質(zhì)。包括水平、類型、管理的多樣性、職務(wù)權(quán)限、直接和間接管理者的員工的層次和數(shù)量。這給職務(wù)任職者一個(gè)非常清晰的工作內(nèi)容和管理范圍。

　　6、人際關(guān)系——根據(jù)職務(wù)在組織中的地位和協(xié)作職務(wù)的數(shù)量，描述完成此項(xiàng)工作需要與公司其他部門(人員)的聯(lián)系要求;描述相互關(guān)系的重要性和發(fā)生頻率，注明信息交流的渠道和發(fā)揮主體及影響度。

　　7、操作技能——描述完成該項(xiàng)工作對(duì)任職者的靈活性、精確性、速度和協(xié)調(diào)性的要求，所需要的技能水平。操作技能對(duì)于此項(xiàng)工作的重要性程度?技能應(yīng)如何改善和提升。

　　8、工作環(huán)境——環(huán)境對(duì)工作影響很大。描述完成工作所需要的條件支持、工作環(huán)境對(duì)任職者精神和體力等方面引起不適和損耗的程度。任職者對(duì)工作環(huán)境的喜好厭惡程度及調(diào)整方法。

　　成功要決：以職務(wù)分析為主要依據(jù)，在設(shè)計(jì)過(guò)程中促成職務(wù)任職者和主管共同參與，與任職者進(jìn)行一對(duì)一的溝通，而且要及時(shí)進(jìn)行維護(hù)和跟進(jìn)，對(duì)職務(wù)說(shuō)明書(shū)的管理要有一定的保障制度。

　　職務(wù)說(shuō)明書(shū)是公司進(jìn)行人力資源開(kāi)發(fā)和管理的重要國(guó)際工具，對(duì)于提高工作績(jī)效、績(jī)效評(píng)估、崗位培訓(xùn)、規(guī)范管理流程、目標(biāo)管理等都具有基礎(chǔ)性作用。我國(guó)相當(dāng)比例的公司還不習(xí)慣于利用職務(wù)說(shuō)明書(shū)來(lái)進(jìn)行人力資源開(kāi)發(fā)和管理，這對(duì)于公司的發(fā)展影響極為不利。期望越來(lái)越多的企業(yè)引進(jìn)并利用“職務(wù)說(shuō)明書(shū)”優(yōu)化人力資源的配置，提高人力資源管理水平。