第四節會計憑證的傳遞和保管

　　一、會計憑證的傳遞

　　會計憑證的傳遞是指從會計憑證的取得或填制時起至歸檔保管過程中，在單位內部有關部門和人員之間的傳送程序。

　　(一)會計憑證傳遞的作用

　　1.有利于完善經濟責任制度

　　單位會計制度可以通過會計憑證傳遞程序和傳遞時間的規定，進一步完善經濟責任制度，使各項業務的處理順利進行。

　　2.有利于及時進行會計記錄

　　及時記錄經濟業務，進行會計核算，實行會計監督。

　　(二)會計憑證傳遞程序和方法

　　單位應根據具體情況(主要包括組織結構、人員分工、經濟業務特點)制定每一種憑證的傳遞程序和方法。

　　單位組織會計憑證傳遞，必須遵循內部牽制原則，內部牽制原則是建立內部牽制制度的基本準則，主要是指辦理經濟業務的各項手續制度要相互制約、相互監督。

　　組織會計憑證的傳遞，還必須根據辦理經濟業務手續所需要的時間，規定會計憑證在各個環節的停留時間，保證經濟業務及時記錄。

　　會計憑證的傳遞要能夠滿足內部控制制度的要求，使傳遞程序合理有效，同時盡量節約傳遞時間，減少傳遞的工作量。

　　二、會計憑證的保管

　　會計憑證的保管是指會計憑證記賬后的整理、裝訂、歸檔和存查工作。

　　會計憑證的保管主要有下列要求：

　　1.會計憑證應定期裝訂成冊，防止散失。

　　(1)從外單位取得的原始憑證遺失時，應取得原簽發單位蓋有公章的證明，并注明原始憑證的號碼、金額、內容等，由經辦單位會計機構負責人、會計主管人員和單位負責人批準后，才能代作原始憑證。

　　(2)若確實無法取得證明的，如車票丟失，則應由當事人寫明詳細情況，由經辦單位會計機構負責人、會計主管人員和單位負責人批準后，代作原始憑證。

　　2.會計憑證封面應注明單位名稱、憑證種類、憑證張數、起止號數、年度、月份、會計主管人員、裝訂人員等有關事項，會計主管人員和保管人員應在封面上簽章。

　　3.會計憑證應加貼封條，防止抽換憑證。原始憑證不得外借，其他單位如有特殊原因確實需要使用時，經本單位會計機構負責人、會計主管人員批準，可以復制。向外單位提供的原始憑證復制件，應在專設的登記簿上登記，并由提供人員和收取人員共同簽名、蓋章。

　　4.原始憑證較多時可單獨裝訂，但應在憑證封面注明所屬記賬憑證的日期、編號和種類，同時在所屬的記賬憑證上應注明“附件另訂”及原始憑證的名稱和編號，以便查閱。

　　5.嚴格遵守會計憑證的保管期限要求，期滿前不得任意銷毀。(教材：P20315年)

　　【例題1·多選題】其他單位因特殊原因需要使用本單位的原始憑證，錯誤的做法是()。

　　A.可以外借

　　B.將外借的會計憑證拆封抽出

　　C.不得外借，經本單位會計機構負責人或會計主管人員批準，可以復制

　　D.將向外單位提供的憑證復印件在專設的登記簿上登記

　　【答案】AB

　　【解析】會計憑證不得外借，其它單位如因特殊原因需要使用原始憑證時，經本單位會計機構負責人、會計主管人員批準，可以復制。向外單位提供的原始憑證復印件，應當在專設的登記簿上登記，并由提供人員和收取人員共同簽名或者蓋章。

　　【本章小結】

　　一、原始憑證的分類

　　二、記賬憑證的分類

　　三、原始憑證的填制要求和審核內容(注意多項選擇題)

　　(一)原始憑證的填制要求

　　1.記錄要真實。

　　2.內容要完整。

　　3.手續要完備。

　　4.書寫要清楚、規范。

　　5.編號要連續。

　　6.不得涂改、刮擦、挖補。

　　7.填制要及時。

　　(二)原始憑證的審核內容

　　經審核的原始憑證應根據不同情況處理：

　　1.對于完全符合要求的原始憑證，應及時據以編制記賬憑證入賬;

　　2.對于真實、合法、合理但內容不夠完整、填寫有錯誤的原始憑證，應退回給有關經辦人員，由其負責將有關憑證補充完整、更正錯誤或重開后，再辦理正式會計手續;

　　3.對于不真實、不合法的原始憑證，會計機構、會計人員有權不予接受，并向單位負責人報告。

　　四、記賬憑證的填制要求和審核內容

　　填制記賬憑證時若發生錯誤，應當重新填制。

　　1.填制時(未入賬)——重新填制即可修改錯誤。

　　2.已登記入賬的記賬憑證錯誤更正：

　　(1)在當年內發現填寫錯誤時

　　①金額以外有錯——先用紅字填寫一張與原內容相同的記賬憑證，在摘要欄注明“注銷某月某日某號憑證”字樣，同時再用藍字重新填制一張正確的記賬憑證，注明“訂正某月某日某號憑證”字樣。

　　②如果會計科目沒有錯誤，只是金額錯誤。也可將正確數字與錯誤數字之間的差額，另編一張調整的記賬憑證：調增金額用藍字、調減金額用紅字。

　　(2)發現以前年度記賬憑證有錯誤的——應當用藍字填制一張更正的記賬憑證。