(四)銷售業務
銷售,是指企業出售商品(或提供勞務)及收取款項等相關活動。
1.銷售業務需關注的主要風險
(1)銷售政策和策略不當,市場預測不準確,銷售渠道管理不當等,導致銷售不暢、庫存積壓、經營難以為繼。
(2)客戶信用管理不到位,結算方式選擇不當,賬款回收不力等,造成銷售款項不能收回或遭受欺詐。
(3)銷售過程存在舞弊行為,可能導致企業利益受損
2.內部控制要求與規范
(1)企業要加強市場調查,合理確定定價機制和信用方式,根據市場變化及時調整銷售策略,靈活運用多種策略和營銷方式,促進銷售目標實現,不斷提高市場占有率。
(2)企業與客戶進行業務洽談、磋商或談判時,應關注客戶信用狀況、銷售定價、結算方式等相關內容,并簽署銷售合同,明確雙方的權利和義務。
(3)企業銷售部門應按照經批準的銷售合同開具相關銷售通知,發貨和倉儲部門嚴格按照銷售通知所列項目組織發貨,確保貨物的安全發運。
(4)完善客戶服務制度,加強客戶服務和跟蹤,提升客戶滿意度和忠誠度,不斷改進產品質量和服務水平。
(5)完善應收款項管理制度,明確銷售、財會等部門的職責,并嚴格考核,實行獎懲制度。企業應當指定專人通過函證等方式,定期與客戶核對應收賬款、應收票據、預收賬款等往來款項。
(6)企業應加強應收款項壞賬的管理;應收款項全部或部分無法收回的,應當查明原因,明確責任。
(五)研究與開發
1.開展研發活動需關注的主要風險
(1)研究項目未經科學論證或論證不充分,可能導致創新不足或資源浪費。
(2)研發人員配備不合理或研發過程管理不善,可能導致研發成本過高、舞弊或研發失敗。
(3)研究成果轉化應用不足、保護措施不力,可能導致企業利益受損。
2.內部控制要求與措施
(1)企業應當結合研發計劃,提出研究項目立項申請,開展可行性研究,編制可行性研究報告。企業可以組織獨立于申請及立項審批之外的專業機構和人員進行評估論證,出具評估意見。
(2)研究項目應當按照規定的權限和程序進行審批,重大研究項目應當報經董事會或類似權力機構集體審議決策。審批過程中,應當重點關注研究項目促進企業發展的必要性、 技術的先進性以及成果轉化的可行性。
(3)企業應當加強對研究過程的管理,合理配備專業人員,嚴格落實崗位責任制,確保研究過程高效、可控。企業研究項目委托外單位承擔的,應當采用招標、協議等適當方式確定受托單位,簽訂外包合同,約定研究成果的產權歸屬、研究進度和質量標準等相關內容。
(4)企業應當建立和完善研究成果驗收制度,組織專業人員對研究成果進行獨立評審和驗收。
(5)企業應當明確界定核心研究人員范圍和名冊清單,簽署保密協議,并在勞動合同中約定研究成果歸屬、離職條件、離職移交程序、離職后保密義務、離職后競業限制年限及違約責任等內容。研發骨干人員的管理,應當引起研發型企業的高度重視。
(6)企業應當加強研究成果的開發與保護,形成科研、生產、市場一體化的自主創新機制,促進研究成果轉化為實際生產力。
(六)工程項目
工程項目是企業自行或者委托其他單位所進行的建造、安裝活動。
1.工程項目需關注的主要風險
(1)工程立項缺乏可行性研究或者可行性研究流于形式,決策不當,盲目上馬,很可能導致難以實現預期效益或項目失敗。
(2)如果項目招標暗箱操作,存在商業賄賂,則可能導致中標人實質上難以承擔工程項目、中標價格失實及相關人員涉案。
(3)如果工程造價信息不對稱,技術方案不落實,概預算脫離實際,又可能導致項目投資失控。
(4)倘若工程物資質次價高,工程監理不到位,項目資金不落實,還可能導致工程質量低劣,進度延遲或中斷。
(5)如果竣工驗收不規范,最終把關不嚴,還會導致工程交付使用后存在重大隱患。
2.內部控制要求與規范
企業必須強化對工程建設全過程的監控,制定和完善工程項目各項管理制度,明確相關機構和崗位的職責權限,規范工程立項、招標、造價、建設、驗收等環節的工作流程及控制措施,保證工程項目的質量和進度。
(1)工程立項
①企業應當指定專門機構歸口管理工程項目,根據發展戰略和年度投資計劃,提出項目建議書,開展可行性研究,編制可行性研究報告。
企業可以委托具有相應資質的專業機構開展可行性研究,并按照有關要求形成可行性研究報告。
②企業應當組織規劃、工程、技術、財會、法律等部門的專家對項目建議書和可行性研究報告進行充分論證和評審,出具評審意見,作為項目決策的重要依據。企業可以委托具有相應資質的專業機構對可行性研究報告進行評審,出具評審意見。從事項目可行性研究的專業機構不得再從事可行性研究報告的評審。
③企業應當按照規定的權限和程序對工程項目進行決策,決策過程應有完整的書面記錄。重大工程項目的立項,應當報經董事會或類似權力機構集體審議批準。總會計師或分管會計工作的負責人應當參與項目決策。任何個人不得單獨決策或者擅自改變集體決策意見。工程項目決策失誤應當實行責任追究制度。
④企業應當在工程項目立項后、正式施工前,依法取得建設用地、城市規劃、環境保護、安全、施工等方面的許可。
(2)工程招標
①企業的工程項目一般應當采用公開招標的方式,擇優選擇具有相應資質的承包單 位和監理單位。
在選擇承包單位時,企業可以將工程的勘察、設計、施工、設備采購一并發包給一個項目總承包單位,也可以將其中的一項或者多項發包給一個工程總承包單位,但不得違背工程施工組織設計和招標設計計劃,將應由一個承包單位完成的工程肢解為若干部分發包給幾個 承包單位。
企業應當依照國家招投標法的規定,遵循公開、公正、平等競爭的原則,發布招標公告,提供載有招標工程的主要技術要求、主要合同條款、評標的標準和方法,以及開標、評標、定標的程序等內容的招標文件。
企業可以根據項目特點決定是否編制標底。需要編制標底的,標底編制過程和標底應當嚴格保密。
在確定中標人前,企業不得與投標人就投標價格、投標方案等實質性內容進行談判。
②企業應當依法組織工程招標的開標、評標和定標,并接受有關部門的監督。
③企業應當依法組建評標委員會。評標委員會由企業的代表和有關技術、經濟方面的專家組成。評標委員會應當客觀、公正地履行職務、遵守職業道德,對所提出的評審意見承擔責任。企業應當采取必要的措施,保證評標在嚴格保密的情況下進行。評標委員會應當按照招標文件確定的標準和方法,對投標文件進行評審和比較,擇優選擇中標候選人。
④評標委員會成員和參與評標的有關工作人員不得透露對投標文件的評審和比較、中標候選人的推薦情況以及與評標有關的其他情況,不得私下接觸投標人,不得收受投標人的財物或者其他好處。
⑤企業應當按照規定的權限和程序從中標候選人中確定中標人,及時向中標人發出中標通知書,在規定的期限內與中標人訂立書面合同,明確雙方的權利、義務和違約責任。 企業和中標人不得再行訂立背離合同實質性內容的其他協議。
(3)工程驗收
①企業收到承包單位的工程竣工報告后,應當及時編制竣工決算,開展竣工決算審計,組織設計、施工、監理等有關單位進行竣工驗收。
②企業應當組織審核竣工決算,重點審査決算依據是否完備,相關文件資料是否齊全,竣工清理是否完成,決算編制是否正確。企業應當加強竣工決算審計,未實施竣工決算審計的工程項目,不得辦理竣工驗收手續。
③企業應當及時組織工程項目竣工驗收。交付竣工驗收的工程項目,應當符合規定的質量標準,有完整的工程技術經濟資料,并具備國家規定的其他竣工條件。驗收合格的工程項目,應當編制交付使用財產清單,及時辦理交付使用手續。
④企業應當按照國家有關檔案管理的規定,及時收集、整理工程建設各環節的文件資料,建立完整的工程項目檔案。
⑤企業應當建立完工項目后評估制度,重點評價工程項目預期目標的實現情況和項 目投資效益等,并以此作為績效考核和責任追究的依據。
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