2.用好小標題(層首句、段首句、條首句)

　　較長的公文，常將全文分成兒個部分，每部分用一個小標題。或將全文分為若十層次、若干段落或若干條文，每層、每段、每條前面分別用一個短語或短句提示該層、該段或該條內容，有時用黑體字標示出來。我們把這些短語、短句分別稱之為層首句、段首句或條首句，它們的作用與小標題相似。

　　小標題(含層首句、段首句、條首句，以下同)在公文中有兩類作用。一是提示該部分(含該層、段、條，以下同)內容的范圍。例如《關于組織開展第三次全國城市衛生檢查評比活動的通知》中，五條的條首句分別是“組團方式、檢查時間、檢查內容、檢查評比方法、其他事項”。二是揭示該部分中心，如《三峽工程四川庫區一期水位移民搬遷安置現場辦公會議紀要》，開頭、結尾之外，主體部分兒個小標題分別是：

　　一、認清形勢，服從大局，務必完成一期水位移民安置搬遷任務。

　　二、明確指導思想，理清基本思路，制定具體措施。

　　三、通盤考慮，周密部署，抓緊實施。

　　四、加強領導，落實責任，扎實工作。

　　第二類這種小標題，已概括簡明地揭示了該層次(部分)的旨意，我們可稱之為層旨句，類似作用的段首句、條首句可稱之為段旨句、條旨句。當然，旨句不一定都在層首、段首或條首，但在公文中為引起閱者注意，便于理解，常將其置于首句處。

　　從不同實際考慮，公文可酌情使用這兩種小標題。一般說來，法規、規章、管理規章和政策性的公文、會議通知、合同等文種，常采用第一類小標題;而指揮部署工作的公文、匯報工作、總結性的文書，則常用第二類小標題。但為使文章觀點鮮明，應盡可能使用第二類小標題。因為第一類小標題對內容范圍雖有提示作用，但從嚴格的語法意義長說，它并沒有形成一種觀點。

　　這兩類作用不同的小標題，在語法結構上有極大不同。第一類通常用名詞性的偏正詞組(短語)構成，第二類則常用動詞性的動賓詞組(述賓短語)或動詞性謂語句構成。這是我們在使用時尤其要注意的。

　　3.注意強調觀點

　　在一些公文中，為了表明自己的立場、主張、看法，使觀點更為鮮明，也為了引起公文閱讀者(或者聽眾)的注意，必要時要注意強調觀點。通常使用層前總提語、層后總括語、文中強調語等形式來強調觀點。

　　(1)層前總提語

　　在公文一些較長的層次、部分中，常在層首句(或者小標題)一下，圍繞層次中心，分條列項地陳述、說明、闡述有關問題。為了使分散的各條文內容給閱文者留下集中、鮮明的印象，就可以在層次(部分)開始時，在各條文之前寫一段話，用以領起下文。通常把這一段話稱為層前總提語。例如在《圍繞西部人開發戰略做好人事人才工作》這篇工作研究中，第三部分是“加強人才市場建設，充分發揮市場配置人才一資源的作用”，下面分8條闡述了加強人才市場建設的措施。而在這部分開頭，就有一段層前總提語：

　　人才資源社會化，資源配置市場化，已經成為市場經濟和人才制度改革的必然趨勢。建立完備的人才市場體系，既是市場經濟發展的必然產物，也是搞好人才資源開發的客觀需求。在人才市場建設上，我們必須針對新的情況，采取開拓性的措施，力爭突破性的進展。(重在啟后。)

　　顯然，有沒有這一段總提語，效果是大不相同的。層前總提語在強調觀點時一，可以撮要概述層次中心或者主要內容，或者介紹相關背景材料，闡述有關理論、認識，強調有關意義。

　　(2)層后總括語

　　有時，為了強調觀點，也可以在層次(部分)分條列項陳述說明之后，寫一段話來總結上文。通常把這段話稱為層后總括語。它可以概括上文主要觀點、主要內容、層旨，或者強調上文重點，補充完善上文次要內容，說明背景材料，也可以運用“但，’書的手法，使文章更有辨證性。

　　層后總括語常用“總之”、“綜上所述”、“尤其值得注意的是”、“值得(特別應該)強調的是”、“不難看出”、“盡管(雖然)……但是”等語句領起強調的觀點。例如題為《加強人才市場體系建設，推動縣域經濟發展》的工作研究，在主體部分“二、人才交流工作的現狀”中，分6項陳述了現行人才一交流工作中存在的不正常現狀后，總括性地寫道：

　　綜上可見，人才交流工作中的諸多“不盡如人意”之處，給人才的合理流動、科學配置產生了一定的副作用，阻礙了人才積極性、創造性的充分發揮，制約了人才在推動經濟和社會發展中的作用。

　　這段層后總括語強調了人才交流工作中存在的上述不正常現狀造成的負面影響。

　　層前總提語、層后總括語都具有承前啟后的作用。層前總提語主要是啟后，層后總括語一主要是承前。

　　(3)文中強調語

　　有時，也可以在文中的關鍵處強調觀點。有些重要的觀點、新穎的觀點、作者獨到的觀點、針對對方的觀點、需要引起對方注意的觀點等，就可以在文中強調。

　　文中強調語常用兩種形式。一種是用呼語領起所強調的觀點。在講話稿中，突然出現了“各位代表”、“同志們、朋友們”這類稱呼語時，后面常常是要強調的觀點。另一種是用插入語領起所強調的觀點。通常使用的這類語句有“尤其值得注意的是”、“特別應該強調(指出)的是”、“不難看出”、“筆者認為”、“試問”、“請問”等等。

　　(三)充實材料

　　材料是作者為某一寫作目的，從生活中搜集、提取以及寫入文章中的事實、數字、論據等。即凡是被作者有意識地搜集的這一切，不論是否寫入文中，都稱為材料。在文學創作中，有素材、題材之分，在公文寫作中，統稱為材料。

　　公文寫作的材料，大致可分為事實材料和理論材料兩類。事實材料包括人物、事件、工作情況、現象、細節、數據圖表等;理論材料包括經典著作、領導講話文稿、文件、報刊重要社論及重要理論文章等。

　　公文的材料，要求真實、切題、典型、新穎。

　　公文材料的處理，應當在不違背事實真相，不改變事情原意，不損害事物本來面目的前提下，采取以下方式作必要的加工和處理：概括材料，以少勝多;濃縮材料，去粗取精;截取材料，去繁就簡。

　　為了使材料更有表現力、說服力，公文寫作中，可以選擇點面材料或者對比材料、正反材料、現實材料和歷史材料、定性材料和定量材料，從不同角度、方面來說明、證明觀點。

　　在公文寫作中，安排材料的主要方式有：先亮觀點，后舉材料;先列材料，后擺觀點;邊列材料，邊擺觀點，即夾敘夾議的寫法了。總之，要做到觀點和材料統一，用觀點統率材料，用材料說明觀點。

　　(四)安排結構

　　確立了主旨和觀點、選取了材料，是解決了言之有理、言之有物的問題。要解決言之有序的問題則必須考慮結構的安排。

　　1.公文安排結構的要求是：圍繞主旨安排結構;要做到層次清楚，思路清晰;要完整、嚴謹、合理。

　　2.公文結構的基本內容有：

　　(1)標題。

　　(2 )　開頭公文的開頭，常常是“開門見山，下筆入題，起句發意”。開頭就點題，或者揭示全文內容的走向，領起下文。常用的開頭方法有以下幾種。

　　—概述情況，簡明、扼要、切題地介紹有關情況或背景。

　　—說明根據，常以“根據”、“遵照”、“按照”等詞語領起，行文有據，增加了文章的權威性。

　　—介紹目的，常用“為了”、“為”、“……為此”等語，領出一下文。

　　—交代原因，可用“由于”、“因為”、“鑒于”領起下文，亦可直接陳述原因。

　　—闡明觀點，開頭提出結論性意見，或者點明主旨，下文再具體解釋、說明、闡述。

　　—表明態度，開頭就直截了當對批轉、轉發或發布的文件或者有關事項、會議表明態度、作出評價，提出看法。

　　—提出問題，用設問句開頭，提示文章中心或主要內容，引起受文者思考與共鳴。

　　—慰問祝賀，常用于講話稿、禮儀性文章的開頭。

　　—引述來文，常用于針對來文而做出答復的文章。

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