第三步：事先進行主管訓練

　　在精簡人力的過程中，部門主管扮演非常重要的溝通協商角色，必須站在公司這一方，與員工溝通。為了讓部門主管在與員工溝通時能夠順利，企業可在事前提供部門主管訓練，讓主管了解自己的角色和溝通技巧。比如，員工如果詢問解雇理由時，主管該如何回答等。

　　首先，部門主管與員工溝通的過程中，應誠懇地告訴員工為什么公司要這么做，讓員工知曉公司希望幫助他降低個人損害的意愿，并將協助他找到下一份工作。一般，為了減輕員工所受的損害，企業可以協助員工到就業服務中心找工作，或是請專家來跟他們做培訓，幫助他們學會如何填寫履歷，進行求職面談等，增加其就業機會。

　　其次，對于高層主管，可以將他的履歷表送至獵頭公司，協助他找到下一份工作。如果是中高齡的員工，因為他們再找工作不太容易，可以協助他們理財、創業，或是尋求找加盟店、廠商的幫助，讓他們有下一個工作的可能性。公司甚至可以為被精簡的員工舉辦歡送會、頒發感謝狀，溫馨地劃下句點。這些行為在精簡人力上都是加分的，因為公司不只支付錢給被裁員者，還幫助他找新的工作、降低員工心里的惶恐與對企業的怨恨。

　　再次，在精簡員工的過程中，有的企業可能會為了避免個別員工得知裁員消息后，帶走重要數據，因而采取臨時告知的方式，讓員工當天早上就打包離開。這種做法太過突然，也沒有顧及其他員工的心理感受。如果企業真的必須這樣做，建議最好事先讓員工了解會有這樣的可能性，讓他有心理準備，并且最好是在禮拜五下班前一個小時與員工約談，因為隔天是雙休日，可以讓彼此有個冷卻期。此外，企業在當天解雇員工的情況下，依照法律規定，除了要給予經濟補償金，還必須多給員工一個月薪水的預告工資。如果是一群員工，這樣的方法就不適合。建議企業還是要按照正式的程序，事先商談，找到讓員工能夠接受的方案。

　　最后，不要忘記安撫留任員工。例如公司有500人，精簡了50人，這個狀況會讓留任的員工擔心自己就是下一個被裁員的人。所以，企業要安撫他們，請他們不要擔心，表示不會再有第二次裁員，并說明公司未來的愿景和新組織圖，勉勵大家好好努力。

　　此外，企業應簡化組織相關作業流程，以減輕留任員工的工作負擔。因為精簡人力后，如果組織流程、管理制度還是很復雜，會導致留任員工無法負荷龐大的工作量，反而降低企業及個人的工作效率。由此可見，企業在處理精簡人力的過程中，除了秉持誠信和合法的原則，如果可以在事前沙盤推演得更仔細、準備越多，遇到的狀況和困難就會越少。