十、會(huì)計(jì)檔案管理
《會(huì)計(jì)法》和《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》都對會(huì)計(jì)檔案管理作出了原則性規(guī)定。財(cái)政部、國家檔案局于l998年8月發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，對會(huì)計(jì)檔案管理有關(guān)內(nèi)容作出了具體規(guī)定。
(一)會(huì)計(jì)檔案的范圍和種類
會(huì)計(jì)檔案，是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料。各單位的預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料屬于文書檔案，不屬于會(huì)計(jì)檔案。
會(huì)計(jì)檔案一般分為：
(1)會(huì)計(jì)憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等;
(2)會(huì)計(jì)賬簿類：包括總賬、日記賬、明細(xì)賬、固定資產(chǎn)卡片賬、輔助賬等;
(3)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類分析材料等：包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告及相關(guān)文字;
(4)其他類：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表，對賬單，會(huì)計(jì)移交清冊、會(huì)計(jì)檔案保管清冊、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊等。
(二)會(huì)計(jì)檔案的歸檔和移交
1.各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由單位會(huì)計(jì)部門按照歸檔要求負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂。
2.當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由本單位會(huì)計(jì)部門保管一年。期滿之后，原則上應(yīng)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門編造清冊，移交本單位的檔案部門保管;未設(shè)立檔案部門的，應(yīng)當(dāng)在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門內(nèi)部指定專人保管。但不得由單位出納人員擔(dān)任。
3.入檔后的單位會(huì)計(jì)檔案不得隨意拆封。個(gè)別需要拆封重新整理的，應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)部門和原經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。
4.會(huì)計(jì)檔案原件原則上不得借出，以確保單位檔案的安全和完整，防止丟失。遇有特殊需要，如與單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)相關(guān)，需要查閱與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)憑證，或公檢法等監(jiān)察部門需要查詢與案件有關(guān)的會(huì)計(jì)資料等，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，在不拆散原卷冊的前提下，可以提供查閱或者復(fù)制件，但必須辦理登記手續(xù)，登記查閱人或復(fù)制人姓名、單位、查閱或復(fù)制檔案的卷號和內(nèi)容等，并由提供人員和收取人員簽章。
(三)會(huì)計(jì)檔案的保管期限
會(huì)計(jì)檔案保管期限分為永久和定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、l0年、l5年和25年五種�！稌�(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定會(huì)計(jì)檔案的保管期限是從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。
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