第四節電子表格軟件

　　一、Excel概述

　　Excel是一種功能強大、使用方便，并且以“表格”形式進行數據綜合管理與分析的電子表格軟件，可廣泛應用于財務、金融、貿易、統計、審計、行政等領域。

　　Excel是運行于Windows環境下的電子表格軟件，具有電子表格處理、圖形處理和數據庫管理三大功能。

　　(一)Excel的啟動與退出

　　1.啟動Excel的方法

　　啟動Excel的方法有如下三種。

　　(1)雙擊桌面的Excel的應用程序圖標。

　　(2)單擊“開始”菜單，選擇“所有程序”菜單中的“Microsoft　Office”下的“MicrosoftOffice　Excel　2003”命令，單擊左鍵即可。

　　(3)在“資源管理器”或“我的電腦”中找到Excel應用程序的存儲位置，雙擊Excel應用程序圖標。

　　2.退出Excel的方法

　　在Excel應用程序窗口，可通過以下任何一種方法退出Excel。(1)單擊標題欄右側的“關閉”按鈕。

　　(2)單擊“文件”菜單，在“文件”的下拉菜單中單擊“退出”命令。(3)雙擊標題欄左側的控制菜單框。

　　(4)單擊標題欄左側的控制菜單框，然后在對應的下拉菜單中單擊“關閉”命令。

　　(二)Excel窗口簡介

　　Excel工作窗口主要包括標題欄、菜單欄、工具欄、編輯欄、工作簿窗口以及狀態欄等屏幕元素。

　　(1)標題欄。標題欄中包含控制菜單框、應用程序名Excel、文檔名，以及最小化、最大化和關閉按鈕。

　　(2)菜單欄。菜單欄中有文件、編輯、視圖、插入、格式、工具、數據、窗口和幫助菜單項，它們幾乎包含了Excel的所有命令。

　　(3)工具欄。工具欄中包含了常用命令所對應的操作按鈕，當鼠標指針指向工具欄的某個按鈕時，屏幕上就會顯示該按鈕的提示信息，單擊按鈕就會執行其對應的命令。

　　(4)編輯欄。編輯欄通常顯示當前單元格的內容，可對當前單元格的內容進行輸入和編輯修改。

　　(5)工作簿窗口區。Excel工作簿是運算和儲存數據的文件，它由若干張工作表組成。一個Excel工作簿中可以包含1～255個工作表。在系統默認狀態下，一個Excel工作簿含有3個工作表，分別被命名為sheet1、sheet2和sheet3，可以對工作表進行插入、刪除、移動、復制和重命名等操作。

　　工作表也稱電子表格，它由若干單元格組成，是Excel存儲和處理數據最主要的形式。工作簿窗口區位于Excel主窗口的下方，除了含有工作簿窗口標題欄和窗口控制菜單框以外，還包括以下內容。

　　①行號。用1、2、3……等阿拉伯數字表示，工作表的最大行號為65536。

　　②列號。每個工作表共有256列，以A、B、c……等字母形式表示，第26列之后的列號分別由AA、AB、AC……AZ、BA、BB……IV來表示。

　　③單元格。工作表中行與列相交的位置稱單元格，它是工作表中最基本的存儲單位。工作表中的每個單元格由唯一的單元地址標識。單元地址由單元格所在列的列號和單元格所在行的行號共同組成，且列號在前，行號在后。如，“B5”表示的單元格處于工作表的第B列與第5行交叉的位置。

　　④全選框。位于行號與列號的交點處，單擊它可將整個工作表選中。

　　⑤滾動條。Excel有水平滾動條和垂直滾動條，其中，水平滾動條位于屏幕的底部，垂直滾動條位于屏幕右側。使用滾動條可以實現快速移動。

　　⑥工作表標簽。水平滾動條的左端是工作表標簽和工作表標簽滾動按鈕。標簽顯示內容為工作表名稱。

　　(6)狀態欄。狀態欄位于屏幕的底部，用于顯示當前活動的信息，包括工作狀態、幫助信息和鍵盤狀態等。狀態欄僅顯示當前工作區的工作狀態。

　　(三)區域的概念與基本操作

　　1.區域的概念及其表示方法

　　區域是指工作表中的單元格組，它是一組單元格。區域的表示方法是用區域符(冒號)

　　將區域的兩個對角的單元地址隔開，它表示的是兩個對角單元之間所有的單元格，如D2：E5。

　　2.選擇區域

　　有時，Excel的操作是針對某一區域的，在進行具體操作之前需要先選定操作區域。常見的選擇區域有矩形區域、整行、整列或全表區域，也可以是不連續的區域。

　　3.區域命名

　　對于重復使用率比較高的單元區域或者比較復雜的區域，可以對其命名，以后再使用時就不必重新進行選擇，只需通過引用它的名字就可以實現對這一區域的使用。若要為區域命名，首先，要選中命名的對象，然后，單擊編輯欄左側的“名字框”，輸入區域的名字，最后按下回車鍵。

　　二、工作表的基本操作

　　(一)創建工作表

　　創建工作表要通過建立新的工作簿來實現。

　　1.新建空白工作簿

　　建立新工作簿的方法有以下幾種。

　　(1)每次啟動Excel時，系統將自動建立一個新工作簿，文件名為Bookl.xls。用戶在保存工作簿時，可另存為其他的文件名。

　　(2)單擊常用工具欄中的“新建”按鈕。

　　(3)選擇“文件”菜單中的“新建”命令，在“新建”對話框中選擇“工作簿”，并按下“確定”按鈕。

　　2.根據模板建立新工作簿

　　在Excel中，系統提供兩大類的模板：常用和電子表格方案。它們包含多種類型的文件模板。

　　(二)輸入數據

　　在向單元格輸入數據時，要先將鼠標指向某單元，并單擊左鍵，使其成為當前單元，然后再進行輸入操作。Excel的數據有字符型、數值型、日期型等多種類型。下面分別介紹這三種類型數據的輸入特點。

　　(1)輸入字符型數據。字符型數據是指通常所說的字符串，它可以由字母、漢字、數字和其他有效的顯示字符組成。字符型數據在單元格中自動左對齊;對于超長字符串若右側相鄰單元格為空，則自動延伸至右側單元格顯示，若不為空則自動隱藏;輸入不需計算的數字字符串時，需在字符串左側加入單引號。

　　(2)輸人數值型數據。數值型數據是由0—9這十個數字與特殊符號“+、-、-、(、)、%、，E、E、e、$”等組成的。輸入的數值型數據在單元格中自動右對齊，超長數值型數據自動轉換為科學計數法的形式。

　　(3)輸入日期型數據。當輸入的數據符合日期格式時，Excel將以默認的日期格式存儲數據。日期的輸入一般是用“一”或“/”將不同的數字分隔開，而且，各個數字必須符合年、月、日的規則。日期型數據在單元格中默認右對齊;若單元格首次輸入的內容是日期型數據，則該單元格就被格式化為日期格式，要變為數值型則需重新設置格式。

　　(三)輸入公式

　　Excel中的公式是由運算符、常量、單元格地址、函數和括號等組成的。輸入公式時必須以“=”開頭。

　　1.運算符

　　公式中常用的運算符有算術運算符、關系運算符等。

　　(1)算術運算符包括：(　)(括號)、+(加號)、一(減號)、木(乘號)、/(除號)、^(冪)。運算的優先級別依次為括號、冪、乘除、加減，同級運算時的順序為從左向右依次計算。

　　(2)關系運算符包括：>(大于)、>=(大于等于)、<(小于)、<=(小于等于)、=(等于)、<>(不等于)。關系運算符之間沒有優先級別。

　　當出現算術和關系的混和運算時，算術運算優先于關系運算。

　　2.公式輸入

　　在輸入公式的過程中，公式同時顯示在編輯欄和單元格中。一旦確認輸入之后，系統的默認狀態是在編輯欄中顯示公式，在單元格中顯示公式的計算結果。

　　功能：首先執行條件表達式，根據不同的計算結果，函數返回不同的值。當條件表達式的值為“真”時，返回函數中第二個參數的計算結果;當條件表達式的值為“假”時，返回函數中第三個參數的計算結果。

　　3.函數的輸入

　　函數的輸入可以通過單擊“常用”工具欄的“粘貼函數”按鈕來實現。函數的插入還可通過直接在單元格中輸入的方式來插入，但要注意，輸入函數和公式一樣，必須以“=”開頭。

　　(五)自動填充

　　在當前單元格或選中區域的右下角有一個很小的實心方塊，被稱為填充柄。當鼠標指針指向填充柄時，鼠標指針的形狀將變為實心十字形狀，此時，向上、下、左、右某個方向拖動鼠標，凡是鼠標經過的連續單元格中將出現自動填充的內容。

　　1.自動填充文字序列

　　Excel系統為用戶提供了一些標準的文字序列，例如，星期日、星期一……星期六，一月、二月……十二月，甲、乙、丙……癸，Sunday、Monday……Saturday，等等。當需要輸入這些序列時，只需在第一個單元格輸入該序列的某個值，然后拖動填充柄，即可將序列自動填充。

　　2.自動填充有規律的數值

　　(1)自動填充等差數列。首先，在工作表中數列開始的第一個和第二個單元中分別輸入等差數列的前兩個值;然后將它們選中，向數列填充方向拖動選中區域右下角的填充柄，直至等差數列完全填人為止。

　　(2)自動填充等比數列。首先，在工作表中數列開始的第一個單元輸入等比數列的第一個值，在第二個單元輸入以第一個值為基礎的計算公式(公式中必須含有第一個值的單元地址)，然后選中公式所在單元，向數列填充方向拖動當前單元右下角的填充柄，直至等比數列完全填人為止。

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