你是不是把很多時間花在沒必要或是沒成效的會議上?如果是，你可不是唯一的人。大多數(shù)經(jīng)理認為，會議疲勞和會議沒成效是耗盡生產(chǎn)率的兩個最重要的因素。因此，過去20年里一個專注于“會議管理”的行業(yè)迅速成長起來。每個企業(yè)都設置了如何開好會議的培訓課程，而且萬一未能參加培訓，你還有海報、過塑卡片和對照表單用來準備、實施、跟進。

　　這種關(guān)于會議的教育達到無以復加的程度，結(jié)果幾乎所有的經(jīng)理都了解會議的基本原則：明確你要取得的結(jié)果;邀請合適的人參加;事先發(fā)放預讀材料;制定日程安排并嚴格執(zhí)行;給與會者發(fā)放印有重要決策和行動步驟的講義。你明白這個程序。

　　不幸的是，在公司的發(fā)展過程中，關(guān)于有效會議的基本準則雖普遍認可，但它們可能是最沒有得到執(zhí)行的程序。如果政府舉行“會議審計”的話，幾乎所有的公司都不能過關(guān)。多數(shù)經(jīng)理雖然一邊在抱怨會議沒有效果，但一邊又開始做各種會議計劃，開效果很差的會議。這是一個令人吃驚的現(xiàn)象。

　　這就產(chǎn)生了組織生活中的一個骯臟的小秘密：盡管他們嚴正申明，實際上多數(shù)經(jīng)理有意(或無意)都喜歡開會，因為有下面幾個原因。

　　開會促進社交互動。多數(shù)人不喜歡一個人埋頭工作;他們需要與他人保持接觸和聯(lián)系。開會讓他們感覺自己是團體的一分子，有了分享個人情緒和觀點的通道，不僅能談論工作話題，也可談論個人或政治話題。因此，有些看起來似乎與會議主題無關(guān)的嘮叨(甚至是發(fā)牢騷)，其實是進行宣泄的重要社交途徑。

　　開會讓每個人都留在“圈子”中。隨著公司發(fā)展的日益矩陣化，公司內(nèi)部相互依存，會議就像個非正式的織布機，把組織里的各路線編織在一起。員工需要了解組織里其他部門的工作進展。除了正式的交流機制以外，他們還需要非正式的方式作為補充——指導他們安全通過政治和個人生活的雷區(qū)。會議創(chuàng)造、加強并拓展了這些信息網(wǎng)絡。

　　開會常常是地位的象征。各種委員會的會員資格意味著你是重要人物，別人重視你的觀點，你在決策人群中占有一席之地。出席員工會議意味著你是領(lǐng)導團隊的一員。即使是只有一次會議要求你出席或回答問題，也能讓你在資深人員面前增加曝光率，提升你的地位。

　　開會的這些心理驅(qū)動力非常強大——通常要勝過培訓課程和文章中提出的那些既有邏輯又理性的“會議管理”建議。換言之，看似經(jīng)理們浪費了時間或是時間沒有產(chǎn)出，實際上滿足了重要的個人和組織需求。

　　但這不能成為原諒會議泛濫、浪費時間的理由。各個層面的經(jīng)理需要保持警惕，不要開大量沒必要的會議，要謹防糟糕的會議原則。舉個例子，好幾年以前，葛蘭素史克(GlaxoSmithKline)公司的研究部門就已經(jīng)認識到——由于藥物研發(fā)團隊有太多的項目會議要開，而且人員涵蓋所有的職能部門——許多人的開會時間和實際的藥物研發(fā)時間相當。結(jié)果，公司制定了“適合目的”的會議流程，即只有直接參與項目中某個特別階段或問題的人參加會議，其他人只要接收會議內(nèi)容通告即可。

　　所有的組織都應該定期檢查自己的會議模式，除了鼓勵使用日程安排、虛擬會議的方式及其他方式以外，還要像這樣做出調(diào)整。然而，只抱怨會議太多或會議效果差是沒有用的。就像飛蛾撲火，不管我們怎么說，還是不斷地回來。

　　你對開會有些什么感想?

　　　　　　　人力資源：從薪金體制改革談管理模式的轉(zhuǎn)變

　　　　　　　人力資源知識：人力資源管理者的六大思考習慣