(二)公告與通告
公告和通告都是周知性公文,內容都不涉密,都要公開發布,登報、張貼、通過電視播出或廣播,其寫法也相似。但他們也有明顯區別。
1.內容適用范圍不同這是兩個文種最主要的區別。公告用于向國內外宣布重要事項,公布某些法定專門事項,通告用于向一定范圍公布應當遵守或周知的事項。
2.制發單位不同公告由較高級別的國家機關、人大機關和有關法律、法規指定機關制發。規定勝通告多由政府機關或者機關單位領導機構發布,周知性通告任何行政機關、團體、單位均可發布。但黨的機關正式常用公文一般不用這兩個文種。
3.發送對象不同公告向國內外有關方面、法定有關方面發布。通告向一定范圍內的機關單位和有關人員發布。
4.作用不同公告強調法定權威性,其周知事項常有較強的法律效力或行政效力。除法定機關或者較高級別行政機關外,基層行政機關和企事業單位不用公告行文。規定性通告有一定的規定性,涉及的事項往往要求一定范圍的機關、單位、群眾遵守或辦理,對其有一定的約束力。而周知性通告只具有告知性、知曉性作用。
特別要注意不濫用公告。
(三)請示與報告
它們都是上行文,常常被混淆使用,但實際上是有明顯區別的兩類文種。
1.行文目的、作用不同。請示旨在請求上級批準、指示,需要上級批復,重在呈請。報告重在向上級匯報工作、反映情況,一般不需上級答復,重在呈報。
2.呈報時間不同。請示要事前行文,報告一般在事后或者工作進行過程中行文。
3.主送機關不同。請示一般只寫一個主送機關,而且一般必須逐級上報。報告有時可有多個主送機關,如情況緊急需要上幾級領導機關盡快知道的災情、疫情等等。
4.受文機關處理方式不同。請示均屬辦件,收文機關必須及時處理,明確作答,限期批復。報告均屬閱件,收文機關對其不作答復。
5.涉及內容不同。請示用于向上級機關請求批準、指示,凡是下級機關、單位無權解決、無力解決以及按規定應經上級機關批準認定的問題,均可寫為請示。而報告用于向上級機關匯報工作、反映情況、答復詢問。
6.寫作側重點不同。它們雖然都要陳述、匯報情況,但報告的重點就在匯報工作情況,報告中不能夾帶請示事項。而請示中陳述情況只是作為請示原因,即使反映情況所占篇幅再大,其重點仍在請示事項。
正因為有上述區別,絕不能把向上級請求批準、指示的請示寫成報告,也不能寫為請示報告。
(四)請示與函(請求批準函)
這里的函專指用于向有關主管部門請求批準的函。請示和請求批準函都可用于請求批準,但使用時有嚴格的區別。
1.類型不同。請示是上行文,函是平行文。
2.主送機關不同。請示是向有領導、指導關系的上級機關行文;而函是向同一系統平行的和不相隸屬的業務主管機關行文。
3.內容范圍不同。請示既可用于請求批準,又可用于請求指示。函主要用于請求批準涉及業務主管部門職權范圍內的事項。
4.受文機關復文方式不同。請示的受文機關以批復表明是否批準或作出指示。函的受文機關只能用函(審批函)表明是否批準或作出答復。
(五)批復與函(審批函)
這里的函專指用于有關主管部門發出的審批函。批復和審批函都可用于審批有關事項,但使用時有嚴格的區別。
1.類型不同。批復是下行文,函是平行文。
2.主送機關不同。批復是向有領導、指導關系的下級機關、單位行文;而函是向同一系統平行的和不相隸屬的機關、單位行文。
3.內容范圍不同。批復既可用于作出批準,又可用于作出指示。函主要用于審批涉及業務主管部門職權范圍內的事項。
(六)規劃與計劃
規劃、計劃都屬計劃類文種,但在使用上有區別。
規劃是時間較長、范圍較廣、內容比較概括的長遠計劃,常常是對工作方向、目標提出提綱式、原則性的計劃。
計劃則可用于各種情況、各種場合。但從時間角度來區分,年度內常用計劃;從機關單位的層級來區分,基層單位常用計劃。其內容更為具體,通常包括目標任務(做什么)、工作措施(怎么做)、步驟時間(什么時候誰做)、督促檢查(檢查計劃執行情況)。
(七)法規、規章與管理規章(規章制度)的區別
盡管法規、規章與管理規章(規章制度)在寫作上有一些共同特點,但它們畢竟是外部結構相似而性質極不相同的兩類公文。它們的主要區別如下。
1.效用不同。法規是法律文書,具有法律效力,違反法規就是違法行為;規章也具有法律效力。而管理規章是行政文書,具有行政效力、組織效力或紀律效力,違反管理規章(規章制度)就是違政違紀行為。
2.作者的限定范圍不同。法規不是任何機關、團體、單位都可制發的,它的作者有嚴格的限定。按照有關規定,行政法規中的部門法規由國務院制定;地方性法規由省、自治區、直轄市人民代表大會及其常務委員會、較大的市(專指省、自治區政府所在市、經濟特區所在地的市和經國務院批準的較大的市[一般為計劃單列市])的人民代表大會及其常務委員會制定;民族自治地方的人民代表大會可制定自治條例和單行條例。
行政規章的作者也有限定性,國務院各部、委員會、中國人民銀行、審計署和具有行政管理職能的直屬機構可以制定部門規章;省、自治區、直轄市和較大的市的人民政府,可以制定地方政府規章。
而管理規章的作者范圍十分寬泛。所有的機關、單位、團體都可以制定。
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