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第四節 會計憑證
一、會計憑證的意義和種類
(一)會計憑證的意義
會計憑證是記錄經濟業務發生和完成情況的書面證明，是根據經濟業務來進行編制的，是登記賬簿的依據。
(二)會計憑證的種類
會計憑證按照編制的程序和用途不同，分為原始憑證和記賬憑證兩類。
原始憑證又稱單據，是在經濟業務發生或完成時取得或填制的，用以記錄或證明經濟業務的發生或完成情況的原始憑據。原始憑證是會計核算的原始資料和重要依據。原始憑證是編制記賬憑證的依據。
記賬憑證(又稱為記賬憑單)是會計人員根據審核無誤的原始憑證，按照經濟業務的內容加以歸類，并據以確定會計分錄后所填制的會計憑證，它是登記賬簿的直接依據，它是根據原始憑證編制的。它將原始憑證中的一般數據轉化為會計語言，是介于原始憑證與賬簿之間的中間環節，是登記明細分類賬戶和總分類賬戶的依據。
二、原始憑證
(一)原始憑證的基本內容
由于經濟業務的種類和內容不同，經營管理的要求不同，原始憑證的格式和內容也千差萬別。原始憑證一般應具備以下基本內容(也稱為原始憑證要素)：
1.原始憑證名稱;
2.填制原始憑證的日期;
3.接受原始憑證單位名稱;
4.經濟業務內容(含數量、單價、金額等);
5.填制單位簽章;
6.有關人員簽章;
7.憑證附件。
(二)原始憑證的種類
1.原始憑證按照來源不同，分為外來原始憑證和自制原始憑證。
(1)外來原始憑證。它是指在經濟業務發生或完成時，從其他單位或個人直接取得的原始憑證，如購買貨物取得的增值稅專用發票、銀行對賬單、對外單位支付款項時取得的收據、職工出差取得的飛機票、火車票等。如表1-2、表1-3所示。
(2)自制原始憑證。它是指由本單位內部經辦業務的部門和人員，在執行或完成某項經濟業務時填制的、僅供本單位內部使用的原始憑證，如收料單、領料單、限額領料單、產品入庫單、產品出庫單、借款單、工資發放明細表、折舊計算表等。(見教材P19、P20)。
2.原始憑證按照填制手續及內容不同，分為一次憑證、累計憑證和匯總憑證。
(1)一次憑證。它是指一次填制完成、只記錄一筆經濟業務的原始憑證，如收據、領料單、收料單、發貨票、借款單、銀行結算憑證等。一次性憑證是一次有效的憑證。
(2)累計憑證。它是指在一定時期內多次記錄發生的同類型經濟業務的原始憑證。其特點是，在一張憑證內可以連續登記相同性質的經濟業務，隨時結出累計數及結余數，并按照費用限額進行費用控制，期末按實際發生額記賬。累計憑證是多次有效的原始憑證。具有代表性的累計憑證是限額領料單。
(3)匯總憑證。它是指對一定時期內反映經濟業務內容相同的若干張原始憑證，按照一定標準綜合填制的原始憑證。匯總原始憑證合并了同類型經濟業務，簡化了記賬工作量。
常用的匯總原始憑證有：發出材料匯總表、工資結算匯總表、差旅費報銷單等。(見教材P21)
注意：區分匯總原始憑證和累計原始憑證。
3.原始憑證按照格式不同，分為通用憑證和專用憑證。
4.原始憑證按照經濟業務的類別不同，分為以下六類：
(1)款項收付業務憑證。
(2)出入庫業務憑證。
(3)成本費用憑證。
(4)購銷業務憑證。
(5)固定資產業務憑證。
(6)轉賬業務憑證。
多個分類的考點在于交叉出現，比如按照格式不同備選項里面就有可能出現匯總憑證，要多多留意。
(三)原始憑證的填制要求
原始憑證的填制時，必須符合下列要求：
1.記錄要真實。
2.內容要完整。
3.手續要完備。
4.書寫要清楚、規范。
5.編號要連續。
6.不得涂改、刮擦、挖補。
7.填制要及時。
例：原始憑證填制的時候，如果錯誤填制憑證后，憑證需要作廢，不能隨便丟棄錯誤憑證，對于連續編號的原始憑證，如果有作廢的情況，必須加蓋作廢的印章，要保存在一起，不能隨便銷毀。
(四)原始憑證的審核
為了如實反映經濟業務的發生和完成情況，充分發揮會計的監督職能，保證會計信息的真實性、可靠性和正確性，會計機構、會計人員必須對原始憑證進行嚴格審核。具體包括：
1.審核原始憑證的真實性。
2.審核原始憑證的合法性。
3.審核原始憑證的合理性。
4.審核原始憑證的完整性。
5.審核原始憑證的正確性。
6.審核原始憑證的及時性。
原始憑證的審核是一項十分重要、嚴肅的工作，經審核的原始憑證應根據不同情況處理：
1.對于完全符合要求的原始憑證，應及時據以編制記賬憑證入賬;
2.對于真實、合法、合理但內容不夠完整(如，沒有填寫抬頭，沒有寫日期，金額沒有小寫只有大寫)、填寫有錯誤的原始憑證，應退回給有關經辦人員，由其負責將有關憑證補充完整、更正錯誤或重開后，再辦理正式會計手續;
3.對于不真實、不合法的原始憑證，會計機構、會計人員有權不予接受，并向單位負責人報告。
三、記賬憑證
(一)記賬憑證的基本內容
為了滿足記賬的基本要求，記賬憑證應具備以下基本內容或要素：
1.記賬憑證的名稱，如“收款憑證”、“付款憑證”、“轉賬憑證”;
2.填制記賬憑證的日期;
3.記賬憑證的編號;
4.經濟業務的內容摘要;
5.經濟業務所涉及的會計科目(包括一級科目、二級或明細科目)及其記賬方向;(重點)
6.經濟業務的金額;
7.記賬標記;
8.所附原始憑證張數;
9.會計主管、記賬、審核、出納、制單等有關人員簽章。
這部分是比較煩瑣的，內容多相似度高容易混淆，有個最好的辦法是找一張相同的原始憑證，最好是現實生活中經常使用的，觀察一下上面的要素并回憶一下整個流程，相信這樣的記憶方法是萬無一失的。
(二)記賬憑證的種類
1.按內容分類
記賬憑證按其所反映的經濟內容不同，一般分為收款憑證、付款憑證和轉賬憑證。
(1)收款憑證。是指用于記錄現金和銀行存款收款業務的會計憑證。一般是，借：現金或銀行存款，貸：****** 。如表1-7所示。
(2)付款憑證。是指用于記錄現金和銀行存款付款業務的會計憑證。一般是，借：****** ，貸：現金或銀行存款。如表1-8所示。
(3)轉賬憑證。是指用于記錄不涉及現金和銀行存款業務的會計憑證(即不涉及現金、銀行存款的收款，也不涉及現金、銀行存款的付款)。
這些表格沒事的時候找張廢紙憑記憶多畫畫，好記性不如爛筆頭，你說是么~
注意：轉賬憑證的借貸方，不像收付款憑證，有一方科目是固定的。轉賬憑證的借貸方，科目不固定。
例：
借：生產成本
貸：制造費用
涉及貨幣資金收款，填制收款憑證;涉及貨幣資金付款，填制付款憑證;既不涉及貨幣資金收款，也不涉及貨幣資金付款，填制轉賬憑證。如果經濟業務即涉及貨幣資金收款又涉及貨幣資金付款，例：從銀行提取現金，把現金存入開戶銀行，此時，有人為限制性的規定，只填制付款憑證，不填制收款憑證。
2.按照填列方式分類
記賬憑證按照填列方式的不同，又可分為復式記賬憑證、單式記賬憑證和匯總記賬憑證。
(1)復式記賬憑證。是將每一筆經濟業務所涉及的全部會計科目及其發生額均在同一張記賬憑證中反映的一種憑證。上述收款憑證、付款憑證和轉賬憑證，以及通用記賬憑證均為復式記賬憑證。復式記賬憑證全面反映了經濟業務的賬戶對應關系，優點是有利于檢查會計分錄的正確性，缺點是不便于會計崗位上的分工記賬。
注意：區分復式記賬憑證和復式記賬法。
(2)單式記賬憑證。是指每一張記賬憑證只填列經濟業務所涉及的一個會計科目及其金額的記賬憑證。填列借方科目的稱為借項憑證，填列貸方科目的稱為貸項憑證。某項經濟業務涉及到幾個會計科目，就編制幾張單式記賬憑證。單式記賬憑證反映內容單一，優點是便于分工記賬，便于按會計科目匯總，缺點是一張憑證不能反映每一筆經濟業務的全貌，不便于檢驗會計分錄的正確性(用同一業務憑證編號的方法來彌補)。
(3)匯總記賬憑證。是將許多同類記賬憑證逐日或定期(3天、5天、10天等)加以匯總后填制的憑證。這種匯總主要是為了簡化登記賬賬簿工作量。例：將收款憑證、付款憑證或轉賬憑證按一定的時間間隔分別匯總，編制匯總收款憑證、匯總付款憑證或匯總轉賬憑證;又如，將一段時間的記賬憑證按相同會計科目的借方和貸方分別匯總，編制記賬憑證匯總表，等等。
(三)記賬憑證的編制
1.收款憑證的編制。借方科目是固定的，而貸方科目是不定的(根據業務的內容而定)。涉及到摘要、金額、科目、附件的數量等需要明確寫出。
2.付款憑證的編制。
3.轉賬憑證的編制。
4.通用憑證的編制。
5.科目匯總表的編制。
需要指出，編制記賬憑證時應當對記賬憑證連續編號，以分清會計事項處理的先后順序，便于記賬憑證與會計賬簿核對，確保記賬憑證完整無缺。
(四)記賬憑證的審核
為了保證會計信息的質量，在記賬之前應由有關稽核人員對記賬憑證進行嚴格的審核。其審核的主要內容是：
1.內容是否真實。
2.項目是否齊全。
3.科目是否正確。審核記賬憑證的應借、應貸科目是否正確，是否有明確的賬戶對應關系，所使用的會計科目是否符合國家統一的會計制度的規定等。
例：06年12月預付07年上半年的房屋租金，
借：待攤費用
貸：銀行存款
新準則已將待攤費用取消，在審核的時候，檢查所使用的科目，是不是符合正確的規定(新準則)。
4.金額是否正確。
5.書寫是否正確。
四、會計憑證的傳遞與保管
(一)會計憑證的傳遞
會計憑證的傳遞是指從會計憑證的取得或填制時起至歸檔保管過程中，在單位內部有關部門和人員之間的傳送程序。
(二)會計憑證的保管
會計憑證的保管是指會計憑證記賬后的整理、裝訂、歸檔和存查工作。
這些內容屬于基本常識，把握5分鐘原則就可以了，即用你的5分鐘快速瀏覽教材，但絕不能跟看小說一樣一目十行，一邊看一邊理解，保持效率是這個原則的前提條件。
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