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第五節 會計賬簿
一、會計賬簿的意義和種類
(一)會計賬簿的意義
會計賬簿(簡稱賬簿)是指由一定格式賬頁組成的，以會計憑證為依據，全面、系統、連續地記錄各項經濟業務的簿記。設置和登記賬簿，是編制會計報表的基礎，是連接會計憑證與會計報表的中間環節，在會計核算中具有重要意義。
1.通過賬簿的設置和登記，記載、儲存會計信息。
2.通過賬簿的設置和登記，分類、匯總會計信息。
3.通過賬簿的設置和登記，檢查、校正會計信息。
4.通過賬簿的設置和登記，編報、輸出會計信息。
看著看著就到賬簿了，其實會計也沒什么復雜的，努力吧朋友們!
(二)賬簿的種類
賬簿可以按其用途、賬頁格式和外型特征等不同標準進行分類。
1.按用途分類
賬簿按其用途的不同，可以分為序時賬簿、分類賬簿和備查賬簿三類。
(1)序時賬簿。序時賬簿又稱日記賬，它是按照經濟業務發生或完成時間的先后順序逐日逐筆進行登記的賬簿。用來記錄全部業務的日記賬稱為普通日記賬;用來記錄某一類型經濟業務的日記賬稱為特種日記賬，如現金日記賬和銀行存款日記賬等，以及專門記錄轉賬業務的轉賬日記賬。在我國，大多數企業一般只設現金日記賬和銀行存款日記賬，而不設置轉賬日記賬和普通日記賬。
(2)分類賬簿。分類賬簿是對全部經濟業務按照會計要素的具體類別而設置的分類賬戶進行登記的賬簿。按照總分類賬戶分類登記經濟業務的是總分類賬簿，簡稱總賬。按照明細分類賬戶分類登記經濟業務的是明細分類賬簿，簡稱明細賬。總分類賬提供總括的會計信息，明細分類賬提供詳細的會計信息，二者相輔相成，互為補充。
(3)備查賬簿。備查賬簿(或稱輔助登記簿)，簡稱備查簿，是對某些在序時賬簿和分類賬簿等主要賬簿中都不予登記或登記不夠詳細的經濟業務進行補充登記時使用的賬簿。
序時賬簿和分類賬簿是主要賬簿，而備查賬簿不是主要的只是用來備查登記的，為了防止遺忘而記錄的。例如：經營租賃來的固定資產，并不是企業的資產，融資租賃來的固定資產屬于企業的資產，要在融資租賃固定資產分類賬簿中進行登記，為了加強管理將經營租賃的固定資產在備查簿中登記。
2.按賬頁格式分類
按賬頁格式不同，賬簿可分為兩欄式、三欄式、多欄式和數量金額式四種。
(1)兩欄式賬簿，即只有借方和貸方兩個基本金額欄目的賬簿。普通日記賬和轉賬日記賬一般采用兩欄式。
(2)三欄式賬簿，是設有借方、貸方和余額三個基本欄目的賬簿。各種日記賬、總分類賬以及資本、債權、債務明細賬都可采用三欄式賬簿，不需要設置對方科目。
(3)多欄式賬簿，是在賬簿的兩個基本欄目借方和貸方按需要分設若干專欄的賬簿。如損益類明細賬，管理費用下設置業務招待費、管理部門固定資產折舊費、差旅費等很多專欄。
(4)數量金額式賬簿，這種賬簿的借方、貸方和余額三個欄目內，都分設數量、單價和金額三小欄，借以反映財產物資的實物數量和價值量。如原材料、庫存商品、產成品等明細賬一般都采用數量金額式賬簿。
3.按外型特征分類
賬簿按其外型特征的不同，可分為訂本賬、活頁賬和卡片賬三種。
(1)訂本賬。訂本賬是啟用之前就已將賬頁裝訂在一起，并對賬頁進行了連續編號的賬簿。訂本賬的優點是能避免賬頁散失和防止抽換賬頁;其缺點是不能準確地為各賬戶預留賬頁，預留太多，造成浪費，預留太少，影響連續登記。這種賬簿一般適用于總分類賬、現金日記賬、銀行存款日記賬。
(2)活頁賬。活頁賬是在賬簿登記完畢之前并不固定裝訂在一起，而是裝在活頁賬夾中。當賬簿登記完畢之后(通常是一個會計年度結束之后)，才將賬頁予以裝訂，加具封面，并給各賬頁連續編號。這類賬簿的優點是記賬時可根據實際需要，隨時將空白賬頁裝入賬簿，或抽去不需用的賬頁，也便于分工記賬;其缺點是如果管理不善，可能會造成賬頁散失或故意抽換賬頁。各種明細分類賬一般采用活頁賬形式。
(3)卡片賬。卡片賬是將賬戶所需格式印刷在硬卡上。嚴格說，卡片賬也是一種活頁賬，只不過它不是裝在活頁賬夾中，而是裝在卡片箱內。在我國，企業一般只對固定資產的核算采用卡片賬形式。因為固定資產在長期使用中其實物形態不變，又可能經常轉移使用部門，設置卡片賬便于隨同實物轉移。
這些賬簿如果現實中有條件的話看看區別在那里，對于理解這些文字是大有益處的。
二、會計賬簿的登記
(一)賬簿的主要內容及登記要求
1.賬簿的主要內容
(1)封面。主要標明賬簿的名稱，如總分類賬、各種明細賬、現金日記賬、銀行存款日記賬等。
(2)扉頁。主要列明科目索引、賬簿啟用和經管人員一覽表(活頁賬、卡片賬在裝訂成冊后，填列賬簿啟用和經管人員一覽表)格式參見P34頁的表1-11。
(3)賬頁。賬頁是賬簿用來記錄具體經濟業務的載體，其格式因記錄經濟業務內容的不同而有所不同，但基本內容應包括：
①賬戶的名稱(總分類賬戶、二級賬戶或明細賬戶);
②登記賬戶的日期欄;
③憑證種類和號數欄;
④摘要欄(簡要說明所記錄經濟業務的內容);
⑤金額欄(記錄經濟業務引起賬戶發生額或余額增減變動的數額);
⑥總頁次和分戶頁次。
2.賬簿的登記要求
為了保證賬簿記錄的正確性，必須根據審核無誤的會計憑證登記會計賬簿，并符合下列要求：
(1)準確完整。登記會計賬簿時，應當將會計憑證日期、編號、業務內容摘要、金額和其他有關資料逐項記入賬內，做到數字準確、摘要清楚、登記及時、字跡工整。每一項會計事項，一方面要記入有關的總賬，另一方面要記入該總賬所屬的明細賬。賬簿記錄中的日期，應該填寫記賬憑證上的日期;以自制原始憑證，如收料單、領料單等，作為記賬依據的，賬簿記錄中的日期應按有關自制憑證上的日期填列。
(2)注明記賬符號。賬簿登記完畢，應在記賬憑證上簽名或蓋章，并在記賬憑證的“過賬”欄內注明賬簿頁數或畫對勾，表示記賬完畢，避免重記、漏記。
(3)書寫留空。賬簿中書寫的文字和數字上面要留有適當的空格，不要寫滿格，一般應占格距的二分之一。這樣，在一旦發生登記錯誤時，能比較容易地進行更正，同時也方便查賬工作。
(4)正常記賬使用藍黑墨水。為了保持賬簿記錄的持久性，防止涂改，登記賬簿必須使用藍黑墨水或碳素墨水并用鋼筆書寫，不得使用圓珠筆(銀行的復寫賬簿除外)或者鉛筆書寫。
(5)特殊記賬使用紅墨水。可以使用紅色墨水記賬的情況包括：按照紅字沖賬的記賬憑證，沖銷錯誤記錄;在不設借貸等欄的多欄式賬頁中，登記減少數;在三欄式賬戶的余額欄前，如未印明余額方向的，在余額欄內登記負數余額;根據國家統一的會計制度規定可以用紅字登記的其他會計記錄。會計中的紅字表示負數，因此，除上述情況外，不得用紅色墨水登記賬簿。
(6)順序連續登記。記賬時，必須按賬戶頁次逐頁逐行登記，不得隔頁、跳行。如發生隔頁、跳行現象，應在空頁、空行處用紅色墨水劃對角線注銷，或者注明“此頁空白”或“此行空白”字樣，并由記賬人員和會計機構負責人(會計主管人員)簽章。
(7)結出余額。凡需要結出余額的賬戶，結出余額后，應當在“借或貸”欄目內注明“借”或“貸”字樣，以示余額的方向;對于沒有余額的賬戶，應在“借或貸”欄內寫“平”字，并在“余額”欄用“0”表示。現金日記賬和銀行存款日記賬必須逐日結出余額。
(8)過次承前。每一賬頁登記完畢時，應當結出本頁發生額合計及余額，在該賬頁最末一行“摘要”欄注明“轉次頁”或“過次頁”，并將這一金額記入下一頁第一行有關金額欄內，在該行“摘要”欄注明“承前頁”，以保持賬簿記錄的連續性，便于對賬和結賬。
(9)不得刮擦涂改。如發生賬簿記錄錯誤，不得刮、擦、挖補或用退色藥水更改字跡，而應采用規定的方法更正。
(二)會計賬簿的格式和登記方法
1.日記賬的格式和登記方法
日記賬要逐日逐筆進行登記，由出納人員根據收款憑證和付款憑證進行登記相應的日記賬。
日記賬有三欄式的也有多欄式的，但是多欄式的一般很少使用。
三欄式日記賬設借方、貸方和余額三個基本的金額欄目，一般將其分別稱為收入、支出和結余三個基本欄目。在金額欄與摘要欄之間常常插入“對方科目”，例如，有收入現金100萬，那么對應科目是“短期借款”或者“實收資本”，在賬簿記錄中可以明確的看出它們的對應關系。
除了三欄式日記賬外還有多欄式日記賬，它不是單獨設一個對方科目欄，而是在收入欄和支出欄里對應的設置若干科目，分別進行匯總，比較直觀。
三欄式日記賬的格式見教材P36頁的表1-12，多欄式日記賬的格式見教材P37頁的表1-13。
現金和銀行存款日記賬道理相同，只不過銀行存款日記賬涉及一個賬號問題，支票的號數欄目特別表明一下。
2.總分類賬的格式和登記方法
總分類賬簿是按照總分類賬戶分類登記以提供總括會計信息的賬簿。總分類賬簿一般設置三欄式，為了保證安全要求設置訂本式賬簿。總分類賬的記賬依據和登記方法取決于企業采用的賬務處理程序。既可能根據記賬憑證逐筆登記，也可能根據經過匯總的科目匯總表或匯總記賬憑證等登記。(在賬務處理程序中再說)
3.明細分類賬的格式和登記方法
明細賬的格式有三欄式、多欄式、數量金額式和橫線登記式(或稱平行式)等多種，分別介紹如下：
(1)三欄式明細分類賬。債權、債務結算類賬戶通常設置三欄式明細賬，沒有必要再反映數量、金額、單價等信息。
(2)多欄式明細分類賬。損益類、成本類科目通常設置多欄式明細賬簿。
(3)數量金額式明細分類賬。針對于財產物資如原材料、庫存商品、包裝物和低值易耗品等存貨賬戶需要設置數量金額式明細分類賬。因為管理要求反映財產物資的數量、單價、金額，在收、發、存下面每一個分別設置了數量欄、單價欄、金額欄。
(4)橫線登記式明細分類賬。這種明細賬實際上也是一種多欄式明細賬，其登記方法是采用橫線登記，即將每一相關的業務登記在一行，從而可依據每一行各個欄目的登記是否齊全來判斷該項業務的進展情況。
一些法規的相關規定，相信大家都會遵守吧，呵呵
三、對賬和結賬
(一) 對賬
為了保證賬簿所提供的會計資料正確、真實、可靠，會計人員在登記賬簿時，一定要有高度的責任心，切不可馬虎。記完賬后，還應定期做好對賬工作，做到賬證相符、賬賬相符、賬實相符。會計對賬工作的主要內容包括：(這里提醒大家一點，每個分類下面的具體內容都有重復的文字，自己歸納一下有助于理解和記憶)
1、賬證核對。賬簿和記賬憑證進行核對，甚至包括原始憑證。
2、賬賬核對。賬簿之間的核對包括以下內容：
(1)核對總分類賬簿的記錄。按照“資產=負債+所有者權益”這一會計等式和“有借必有貸、借貸必相等”的記賬規律，總分類賬簿各賬戶的期初余額、本期發生額和期末余額之間存在對應的平衡關系，各賬戶的期末借方余額合計和貸方余額合計也存在平衡關系。通過這種等式和平衡關系，可以檢查總賬記錄是否正確、完整。這項核對工作通常采用編制“總分類賬戶本期發生額和余額對照表”(簡稱“試算平衡表”)來完成。“試算平衡表”的格式見教材P45頁的表1-24。
(2)總分類賬簿與所屬明細分類賬簿核對。總分類賬各賬戶的期末余額應與其所屬的各明細分類賬的期末余額之和核對相符。
(3)總分類賬簿與序時賬簿核對。如前所述，我國企業、事業等單位必須設置現金日記賬和銀行存款日記賬。現金日記賬必須每天與庫存現金核對相符，銀行存款日記賬也必須定期與銀行對賬。在此基礎上，還應檢查現金總賬和銀行存款總賬的期末余額，與現金日記賬和銀行存款日記賬的期末余額是否相符。
(4)明細分類賬簿之間的核對。例如，會計部門有關實物資產的明細賬與財產物資保管部門或使用部門的明細賬定期核對，以檢查其余額是否相符。核對的方法一般是由財產物資保管部門或使用部門定期編制收發結存匯總表報會計部門核對。
3、賬實核對。
賬實核對是指各項財產物資、債權債務等賬面余額與實有數額之間的核對。賬實核對的內容主要有：
(1)現金日記賬賬面余額與庫存現金數額是否相符;
(2)銀行存款日記賬賬面余額與銀行對賬單的余額是否相符;
(3)各項財產物資明細賬賬面余額與財產物資的實有數額是否相符;
(4)有關債權債務明細賬賬面余額與對方單位的賬面記錄是否相符等。
(二)結賬
結賬是一項將賬簿記錄定期結算清楚的賬務工作。在一定時期結束時(如月末、季末或年末)，為了編制會計報表，需要進行結賬。結賬的內容通常包括兩個方面：一是結清各種損益類賬戶，并據以計算確定本期利潤;二是結清各資產、負債和所有者權益賬戶，分別結出本期發生額合計和余額。
結賬的方法：每月月末時，只需要在最后一筆經濟業務記錄之下通欄劃單紅線，每年年末時通欄劃雙紅線。
四、錯賬查找與更正方法
(一)錯賬查找的方法
在記賬過程中，可能發生各種各樣的差錯，產生錯賬(如重記、漏記、數字顛倒、數字錯位、數字記錯、科目記錯、借貸方向記反等)。發現錯賬，通常是在月末結賬時，出現錯賬，需要進行試算平衡，可能會出現試算不平衡的情況(所有賬戶的借方發生額合計數≠所有貸方發生額合計數，或者，所有借方余額的合計數≠所有貸方余額合計數)。從而影響會計信息的準確性，此時應及時找出差錯，并予以更正。錯賬查找的方法主要有：
1.差數法。它是指按照錯賬的差數查找錯賬的方法。其表現形式是：借方金額遺漏，會使該金額在貸方超出;貸方金額遺漏，會使該金額在借方超出。對于這樣的差錯，可由會計人員通過回憶和與相關金額的記賬核對來查找。例如：借方發生額的合計數和貸方發生額的合計數兩者不等，借方發生額的合計數減貸方發生額的合計數差額為5000，回想本期的確發生過一筆5000的經濟業務，檢查是否有可能只記在借方了，沒記在貸方，漏記了。
2.尾數法。所有賬戶的借方發生額合計數和貸方發生額的合計數的差額，看其尾數，乃至小數點以后的角或分的數字。對于發生的角、分的差錯可以只查找小數部分，以提高查錯的效率。例如：所有賬戶的借方發生額合計數和貸方發生額合計數，二者之間差額的尾數為5毛2，回憶本月發生的經濟業務里，的確有一筆金額為53865.52，前面的數字忽略不考慮，只著重考慮5毛2，因為一個相同的角分出現在一月中多筆經濟業務里的概率比較小，如果確實有這么一筆經濟業務，檢查這筆經濟業務是不是只記在了借方，沒記在貸方，從而檢查出錯誤。
3.除2法。它是指以差數除以2來查找錯賬的方法。當某個借方金額錯記入貸方(或相反)時，出現錯賬的差數表現為錯誤的2倍，將此差數用2去除，得出的商即是反向的金額。
例：所有賬戶的借方發生額合計數和所有賬戶的貸方發生額合計數兩者之間有差額，把差額進行回憶，如果沒有這筆經濟業務，則將這個數字除以二，5000/2=2500，所得結果再進行回憶，假如的確在本期發生過金額為2500的經濟業務，那么2500可能是只記在了借方沒記在貸方，應該記在貸方的也記在了借方，借方多記了。查找這筆經濟業務的賬務記錄，是否都在兩個科目的借方登記了，沒在相應的貸方登記，從而找出錯誤。實際上，這種除2的方法，并不是先知道2500只記在了借方沒記在貸方，而后才用除2法，進行的查找錯誤，這樣的想法是錯誤的。實際上是先有一個差額，用這個差額除以2試一試，在試的過程中，回憶起有這么一筆2500的經濟業務，所以才進行進一步的查找它的記賬憑證，查找它的賬簿，甚至于查找它的原始憑證進行確認，是不是確實錯在這里。
【例1-12】某會計人員記賬時將應記入“庫存商品——甲商品”科目借方的5000元誤記入貸方。會計人員在查找該項錯賬時，在下列方法中，應采用的方法是( )。
A.除2法 B.除9法
C.差數法 D.尾數法
正確答案為A，將應記入“庫存商品——甲商品”科目借方金額錯記入貸方時，出現錯賬的差數表現為錯誤的2倍，因此，應采用除2法。
4.除9法。它是指以差數除以9來查找錯數的方法。雷同于除2法，先有所有賬戶借方發生額和所有賬戶貸方發生額，如果兩者不相等，用差數來回憶，認為沒有這么一筆經濟業務，那么拿這個數除2，如果還是沒有想起一個相應的數字，那么再拿這個數除9得出數字，正好想起有這么一筆經濟業務。那么在這種情況下，是把數寫小了或者寫大了。
除9法適用于以下三種情況：
①將數字寫小，如4000寫成400。②將數字寫大，如400寫成4000。③鄰數顛倒。 如78寫成87。
這種方法只限于月內錯的筆數，在一筆或最多兩筆這種情況下，如果錯了很多筆，通過這種方法，也是查不出來的。
(二)錯賬更正方法
對于賬簿記錄中所發生的錯誤，應采用正確的方法予以更正。
1.劃線更正法。在結賬前發現賬簿記錄有文字或數字錯誤，而記賬憑證沒有錯誤，可以采用劃線更正法。更正時，可在錯誤的文字或數字上劃一條紅線，在紅線的上方填寫正確的文字或數字，并由記賬及相關人員在更正處蓋章，以明確責任。但應注意：更正時不得只劃銷錯誤數字，應將全部數字劃銷，并保持原有數字清晰可辨，以便審查。如，將3684.00元誤記為6384.00元，應先在6384.00上劃一條紅線以示注銷，然后在其上方空白處填寫正確的數字，而不能只將前兩位數字更正為“36”。
2.紅字更正法。
把錯誤的憑證用紅字填寫，作為沖銷，再登在賬上，用紅字來進行表示(如果沒有紅筆，那在數字上加個框，表示紅字沖銷)，然后填寫正確的會計分錄，并且記錄在賬簿上。這種方法用于憑證科目的使用錯誤，賬簿登記錯誤。
有兩種情況：
一是記賬后發現記賬憑證中的應借、應貸會計科目有錯誤，從而引起記賬錯誤。更正的方法是：用紅字填寫一張與原記賬憑證完全相同的記賬憑證，以示注銷原記賬憑證，然后用藍字填寫一張正確的記賬憑證，并據以記賬。
【例1-14】某企業生產車間生產產品直接耗用材料一批，價值500元。該企業會計分錄誤做為：
借：制造費用 5000
貸：原材料 5000
該企業更正時，應當用紅字編制一張與原記賬憑證完全相同的記賬憑證，以示注銷原記賬憑證(以下分錄中，□內數字表示紅字)：
然后用藍字編制一張正確的記賬憑證并記賬，分錄為：
借：生產成本 500
貸：原材料 500
二是記賬后發現記賬憑證和賬簿記錄中應借、應貸會計科目無誤，只是所記金額大于應記金額。更正的方法是：按多記的金額用紅字編制一張與原記賬憑證應借、應貸科目完全相同的記賬憑證，以沖銷多記的金額，并據以記賬。
【例1-15】承上例，科目選用無誤，但金額誤記為20000元，則該企業的更正會計分錄為：
3.補充登記法(又稱補充更正法)。記賬后發現記賬憑證和賬簿記錄中應借、應貸會計科目無誤，只是所記金額小于應記金額。更正的方法是：按少記的金額用藍字編制一張與原記賬憑證應借、應貸科目完全相同的記賬憑證，以補充少記的金額，并據以記賬。
以上方法中需要特別注意的是紅字更正，在實際工作中可以出現紅字，但是考試的時候只允許進行畫框操作，不能有紅字，所以千萬不要用紅筆。
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《會計基礎與實務》 |
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《財經法規與職業道德》 |
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《初級會計電算化》 |
彭 云 |
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